クラウドPBX/ゲティンゲグループ・ジャパン株式会社 様

Circleを導入したきっかけ、背景

働き⽅改⾰を推進している中でご提案いただけましたのでタイミングが良かったです。Circle 以外の他社サービスについても情報収集しているタイミングでしたので⼗分な⽐較検討が⾏えました。
リモートワークを可能にするための⾒直しとして固定電話をなくす必要がありました。また弊社は国内に９つの拠点がありますが、当時のシステムでは拠点間の転送ができませんでした。
例えば本社代表へ他拠点宛の着信があった際には掛け直して頂く必要があり、お客様にご迷惑をかけていました。時には緊急の電話もありましたので影響は⼩さいものではありませんでした。

Circle導入の決め手

他社サービスと⽐較した際に、まず導⼊時の初期費⽤が安かったという点があります。また以前ゲイトウェイ・コンピュータ社とはお付き合いがあり、過去の実績や弊社環境への理解度から安⼼して任せられると思いました。

導入して良かった点、効果、社内の反応など

やはりスマートフォン１つで場所にとらわれずに会社の内線、外線、転送が利⽤できるのは便利だと思います。地⽅拠点では電話応対可能な担当者が 1 名しかいない場合もあるので、以前のシステムでは休暇や昼休憩時に⾃⾝の携帯電話へ転送をして対応する必要がありました。しかし現在では他の拠点担当者がカバーできるようになっています。また以前の環境では誰かが電話応対している間は着信できませんでしたが（同時通話チャネル数や着信経路の関係）、現在は取りこぼしをなくす事ができています。最初は変化を望まない社員も多くいますが、いざ⼊れ替えてみると既存の業務プロセスが従来の制約下に合わせたオペレーションであった事に気付きます。現在 IVR にて代表着信から各部⾨、拠点への振り分けを⾏う設定変更も計画していますが、これも業務プロセスの⾒直しができるきっかけになると思っています。各部⾨へヒアリングする中で現場担当者の”気付き”にも繋がり、少しずつですが全社的に意識が⾼まっていると感じています。

あと副次的な効果としては Circle 移⾏プロジェクト開始後に、実は全電話番号の 53%が使⽤していない番号である事が判明しました。過去の合併や担当者変更時に⾒直しを実施してこなかった経緯がありますが、今回のプロジェクトでこれらを精査して不要な番号をクローズする事ができました。

今後期待したい点

意外と機能等よりも通常使⽤におけるコツというか、より便利に使える活⽤法というようなものがあると助かります。社員はマニュアルを読まない事が多く、サポート窓⼝へ問い合わせる程ではないですが、気軽に問い合わせできるような窓⼝があると便利だと思います。例えば有⼈ではない AI チャットボットとか。あとは Outlook や Teams のプレゼンスと連動してステータスが変わると良いなと思っています（API 連携等のプログラミングを⾏わず簡易的に）。

検討企業へのアドバイス