事業拠点間で低コストでスムーズに通話するなら内線化がおすすめ
2023.10.19更新
「事業拠点同士で円滑にやりとりする方法が知りたい」 「拠点間で通話するコストを減らしたい」 このようにお悩みではありませんか？ ビジネスの拡大によって事業拠点が増えたときに、拠点間でのやりとりに滞りがあると困りますよね。拠点同士でスムーズにコミュニケーションを取るなら、拠点間の内線化がおすすめです。
今回は拠点間を内線化するメリットを紹介します。より低コストで内線化する方法も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
拠点間の内線化とは
拠点間の内線化とは、離れた事業の拠点同士でビジネスフォンの機能を共有することです。 通常ビジネスフォンは、「主装置」という電話交換機の役割を持つシステムを中心に、拠点ごとにネットワークを構築します。
さらに各拠点の主装置をインターネット通信でつなぐことで、拠点間でビジネスフォンの機能を共有可能です。
内線や外線を拠点同士で使用すれば、社内コミュニケーションの活性化が期待できます。
拠点間を内線化するメリット
拠点間を内線化するメリットをご紹介しましょう。
メリット1｜拠点同士の通話が無料
内線化された拠点間では、通話料がかからない内線が利用できます。仮に内線化をせずに一般電話でやりとりすると、通話時間に応じた料金が必要です。
拠点間でビジネスフォンを整備するとコストを気にせず通話できるため、離れた拠点にいる従業員同士の意思疎通がスムーズになります。
メリット2｜外線を拠点間で転送可能
拠点間を内線化することで、離れた拠点の従業員にも外線を転送可能です。内線化していない場合は、折り返すなどの手間がかかるので、顧客にストレスを与える場合があります。 拠点間の内線化によって、スピーディに顧客を担当者に取り次ぎできれば、取引の機会を無駄にしません。
拠点間を内線化するときの主装置の置き方
拠点間を内線化する際、主装置の置き方は大きく2つです。
● 拠点に物理的な主装置を設置
● クラウド型PBX
それぞれの特徴をご紹介します。
拠点に物理的な主装置を設置
各拠点に物理的な主装置を設置し、拠点間をVPN通信でつなぐことでビジネスフォンの機能を共有する方法です。VPN接続というインターネット通信の暗号化技術を活用するため、通話の安全性が高まります。
ただし、物理的な主装置の設置が必要なので、工事費や導入までの期間を見積もらなければなりません。
クラウド型PBX
クラウド型PBXとは主装置（PBX）をクラウド上に設置する方法です。インターネット環境があれば内線環境を構築可能であり、固定電話機をはじめスマートフォンなどでビジネスフォンの機能を利用できます。
物理的な主装置は必要ないため、初期費用を抑えられるのはもちろん、導入までの期間が短いのが特徴です。
クラウド型PBXなら低コストで内線化できる
より低コストで拠点間を内線化するならクラウド型PBXがおすすめです。クラウド型PBXのメリットなどをご紹介します。
メリット1｜導入コストが安い
クラウド型PBXには物理的な主装置は必要ありません。特別な機材や配線も必要ないため導入コストが従来のビジネスフォンに比べて安く済みます。
メリット2｜通話料を抑えられる
クラウド型PBXは従来型のビジネスフォンに比べて、様々なシーンで通話料を抑えられます。 通話料を圧縮できる主な理由は、スマートフォンやPCなどで内線を利用できるためです。例えばオフィスから社外の従業員が持っているスマートフォンに電話をかけた際、内線扱いになるため通話料はかかりません。
また外部からかかってきた会社宛の電話にも、社外の従業員がスマートフォンで対応できます。従来型のビジネスフォンの場合、社外の従業員に外部からの電話に対応するためには、料金のかかる転送機能を利用しなければなりません。
クラウド型PBXでは、転送なしで社外にいる担当者が直接電話に対応できるため、通話料を削減できます。 これらの他にも以下の記事で、通話料が安くなるシチュエーションを詳しく解説しています。
「クラウド型PBXの通話料が従来型ビジネスフォンより安い4つのケースを紹介」
メリット3｜テレワークに対応
クラウド型PBXは固定電話機はもちろん、スマートフォンやPCで内線を利用できるため、テレワークの導入にも対応可能です。
従来型のビジネスフォンでテレワーク中の従業員と通話する際、外線の利用が必要なので通話料がかかります。また、従業員が負担する通話料にも考慮しなければなりません。
クラウド型PBXは、従業員が普段使用しているスマートフォンなどで内線や外線が利用できるため、通話コストを気にせずにテレワークを導入できます。
まとめ
社内コミュニケーションを活性化するためにも、離れた拠点同士を内線化するのは以下の点でおすすめです。
● 拠点間で通話料がかからない内線を使える
● 離れた拠点に外線を直接転送できる
社内外の相手と低コストでスムーズに通話できるため、円滑にビジネスを進められます。 またクラウド型PBXであれば、従来に比べて低コストで内線環境を構築できるので、拠点間を内線化する選択肢として検討してみてはいかがでしょうか。