フリーアドレスで電話取り次ぎをスムーズにする方法5選
2023.11.07更新
固定席を作らず、従業員がオフィス内の自由な場所で働けるのがフリーアドレスです。社内コミュニケーションの活発化やオフィススペースの削減などが期待できるため、フリーアドレスを採用する企業が増えています。 ただし従業員の働く場所が固定されないため、従来の方法では電話を取り次ぎづらいことが課題です。 今回はフリーアドレスを導入したオフィスで電話取り次ぎをスムーズに行うための方法を5つ紹介します。電話の取り次ぎ方法に悩まれている方は、ぜひ参考にしてください。
フリーアドレスが抱える電話取り次ぎの課題とは？
フリーアドレスを導入したときに電話の運用で課題になるのは、スムーズに取り次ぎできない点です。 従来の働き方のように、従業員に固定席と内線番号が割り振られていれば、座席表を頼りに素早く内線を回せます。 しかし自由な場所で作業をできるフリーアドレスでは、従業員の居場所を把握しづらく、円滑な電話の取り次ぎができません。電話に対応した特定の従業員への負担が大きくなるのはもちろん、社内外とのやりとりに支障が出るのです。
取り次ぎの課題を解決する5つの方法
フリーアドレスにおける電話取り次ぎの課題を解決する方法を5つ紹介します。
1｜デジタルコードレス電話機の導入
デジタルコードレス電話機の導入は、電話の取り次ぎをスムーズにするための有効な手段です。デジタルコードレス電話機とは、持ち運び可能な小型の電話機になります。電波を利用して通話を行い、電話機同士で内線や外線の転送などができます。 各従業員がデジタルコードレス電話機を所持することで、素早い電話の取り次ぎが可能です。
2｜社用携帯の導入
電話取り次ぎ問題の解決策として、社用携帯の導入もあります。社用携帯とは業務専用の携帯電話です。 従業員が社用携帯を持つことでスムーズに社内や外部と連絡をとれます。私的利用を制限するルールを作る手間はかかるものの、機種としてスマートフォンを選べばチャットツールも使えるなど幅広い連絡手段を持つのが特徴です。
3｜座席表システムの活用
座席表システムを利用すれば、電話取り次ぎの負担は軽減されます。座席表システムは従業員の座席位置を見える化するシステムです。 各従業員の居場所を把握できるため、電話取り次ぎの際に役立ちます。また座席表システムは従業員のスケジュールや出勤状況も管理できるため、勤怠管理が可能なツールとしても注目されています。
4｜電話代行サービスの利用
電話の取り次ぎをスムーズにする方法として、電話代行サービスを利用するのも1つです。電話代行サービスとは外部の専門スタッフが、自社オフィスにかかってきた電話を代わりに対応してくれるサービスです。 電話の一時対応を任せられるため、自社スタッフに電話取り次ぎの負担が生じません。少数精鋭で働いているチームには嬉しいサービスです。
5｜クラウドPBXの導入
電話取り次ぎの課題を解決する5つ目の方法は、クラウドPBXの導入です。クラウドPBXとは、主装置（PBX）をクラウド上に置くタイプのビジネスフォンを指します。 主装置は電話交換機の役割を持っており、内線や外線の振り分けを可能とするシステムです。 クラウドPBXは専用のアプリをダウンロードすれば、従業員のスマートフォンやPCを電話機として利用できます。内線をはじめ外線の転送もできるため、フリーアドレスでも迅速な電話の取り次ぎが可能です。
クラウドPBXは手軽に導入できる
フリーアドレスの電話取り次ぎ課題を手軽に解決するなら、クラウドPBXの導入がおすすめです。 クラウドPBXをおすすめする主な理由を3つ解説します。
導入のハードルが低い
クラウドPBXは導入にあたって工事が必要ありません。従来のビジネスフォンは物理的な主装置を工事で設置しなければなりませんでしたが、クラウドPBXはインターネット環境があれば導入可能です。 また従業員が普段使用しているスマートフォンをクラウドPBXの電話機としても利用できるため、端末の準備コストを削減できます。 導入までの手間や端末の準備にかかる経費を抑えられるのがクラウドPBXの特徴です。
テレワークにも対応
クラウドPBXは専用のアプリをダウンロードすれば、PCやスマートフォンを電話機として利用できます。フリーアドレスで働く従業員はもちろん、自宅にいる従業員とも通話可能です。 クラウドPBXはテレワークの導入にも対応しており、多様な働き方を推進する企業には非常に役立つツールと言えます。
様々なシーンで通話料が安い
クラウドPBXは様々なシーンで通話料が安いのがメリットです。例えば社外にいる従業員のスマートフォンと通話しても、内線扱いとなるため通話料はかかりません。 電話取り次ぎを円滑にする方法として、運用時のコストも抑えられるのがクラウドPBXの強みです。
まとめ
フリーアドレスを導入したオフィスで、電話取次をスムーズに行うための主な方法は以下の5つです。 デジタルコードレス電話機の導入 社用携帯の導入 座席表システムの活用 電話代行サービスの利用 クラウドPBXの導入 企業によって従業員数や予算は同じではありません。自社に適した方法を選んで電話取り次ぎの課題を解決し、業務効率の改善に繋げてみてはいかがでしょうか。