ホテルの電話システムにはクラウドPBXがぴったり！導入がおすすめな理由を解説

2023.12.21更新

宿泊客やスタッフと意思疎通をとるためにも、ホテルで重要な役割を持つのが電話システムです。ホテルの業務をより効率的に行うための電話システムとして、クラウドPBXの採用が増えています。

今回はクラウドPBXの概要や、ホテル業界におすすめな理由を解説します。

クラウドPBXとはビジネスフォンの機能をクラウド上で提供するサービスです。従来のビジネスフォンは主装置（PBX）を、物理的にホテルやオフィスに設置する必要がありました。

主装置とは内線や外線の振り分けを可能としている、ビジネスフォンに必須な電話交換機能です。

クラウドPBXはクラウド上に主装置を設置するため、配線工事は必要ありません。

インターネット環境があれば利用でき、導入までの期間も短かいため最新型のビジネスフォンとして注目を集めています。

ホテルや旅館などの宿泊施設にクラウドPBXの導入がおすすめな理由を4つご紹介します。

インターネット環境を利用するクラウドPBXは、専用のアプリをダウンロードすればスマートフォンやタブレットで内線や外線が利用可能です。スマートフォンを携帯すれば、ホテル内を移動しているスタッフをはじめ、外出中のスタッフにも通話料無料の内線で会話ができます。

また他拠点のホテルにもクラウドPBXが導入されていれば、内線で通話が可能です。従来のビジネスフォンの場合、離れた場所にある拠点と通話するには通話料のかかる外線を利用しなければなりませんでした。クラウドPBXは他拠点と無料で通話できるので、通話コストを気にせずにホテル間の連携を高められます。

さらにクラウドPBXは、屋外にいるスタッフへ外線を転送する際にも費用はかかりません。担当者への取り次ぎがスムーズになれば、顧客からの印象もよくなるでしょう。

クラウドPBXはクラウド上に構築される電話システムです。従来型ビジネスフォンのような主装置と電話機をつなぐ配線工事は必要ありません。

導入までの期間が短くなるのはもちろん、導入コストも抑えられます。老朽化による主装置の入れ替えもなく、メンテナンスもクラウドPBXのベンダーに任せられます。導入や保守管理に割く手間が減るため、その分の労力を別の業務に充てられるのです。

クラウドPBXを導入すればタブレットを客室用の電話として活用でき、お客様にさまざまな情報を効率的に提供できます。例えばタブレットによって館内の地図や利用の注意点、周辺情報などを提示すれば、ペーパーレス化につながるのをはじめ、情報の入れ替えも容易です。

このほかにも、タブレットを利用して以下のサービスを提供できます。

タブレットの導入によりさまざまなサービスを一元的に提供できるので、顧客満足度の向上が期待できます。また都度スタッフが対応する必要もなくなるため、人員不足の解消に役立つでしょう。

クラウドPBXにはホテルの業務に役立つ、以下の機能があります。

機能	概要
録音機能	お客様やスタッフとの通話を録音できます。顧客対応で多発する「言った・言わない」のトラブルを避けられます。
チャット機能	スタッフ間でチャットを利用でき、文字でのやりとりを可能とします。直接通話できなかった場合も、テキストベースで情報共有できるので、重要事項の伝え忘れがありません。
IVR機能	IVR機能とは自動音声ガイダンスにより、着信を自動で振り分けることです。チェックインやチェックアウトの時刻、ホテルの位置など、直接スタッフが対応する必要のない業務に対応できます。夜間の電話対応もスタッフ数を少なくできます。

なおクラウドPBXの機能は製品により異なるので、導入前に確認しておきましょう。

電話によるコミュニケーションが必須なホテルでは、以下の理由でクラウドPBXの導入がおすすめです。

クラウドPBXは導入にかかる初期費用を抑えられ、導入までの期間が短いことが大きな特徴です。またクラウドPBXにはホテルの業務を効率的にする機能が備わっているため、スタッフの負担軽減や宿泊客の満足度アップを期待できます。

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