スマホでオフィス電話や内線を使う方法！クラウドPBXで作業効率化を実現
2020.06.20更新
社内で使用できる電話、いわゆる「オフィス電話」を取引先や社員同士との連絡ツールとして利用している人は多いのではないでしょうか。
だからこそ、オフィス電話に不具合や不調があったときには業務にさしつかえてしまうこともめずらしくありません。
トラブルに備え、同時により効率的な業務を叶えるために覚えておきたい情報をまとめてみました。
オフィス電話のトラブル
オフィス電話は企業に必要不可欠なアイテムの一つですが、その一方でそれゆえに各種トラブルも招きかねません。
オフィス電話に関するトラブルを、具体的にご紹介していきましょう。
■新入社員が入社するたび、電話機を導入しなければならないためコストがかかる
■席替えや設定変更のたびに、保守費用が必要となる
■PBXが老朽化しているが、入れ替えには多大なコストがかかる
■回線が混み合うと大事な電話もつながらなくなる可能性がある
■主装置に不具合があった場合、すべての電話が使えなくなる
■テレワーク中でも、取引先等からオフィス電話への連絡がある可能性を考慮すると、誰かが電話番として出社しなければならない
■テレワーク中、会社の代表番号から電話したいと思っても自宅からではできない
こうしたトラブルは、一つひとつは他愛ない内容に思えるかもしれません。
しかし取引先へ不信感を与える、社員のモチベーションが低下する、作業効率が下がるといった問題にも発展する可能性があります。
できるだけ早く、トラブルのない状態へ導いたほうがよいでしょう。
クラウドPBXで解決へ導く
オフィス電話は、電話機のほかに「PBX」と呼ばれる主装置を介して通信しています。
この「PBX」、従来は必ずオフィス内で管理する必要がありましたが、現在では必要な手続きを済ませればクラウド上で管理できるようになります。
つまり、インターネット回線を利用すれば固定電話機がなくとも、パソコン、スマートフォン、携帯電話、タブレット等と接続してより自由に取り扱うことができるようになるのです。
テレワーク中でも自身のスマートフォンをオフィス電話と同じように使えるようになり、わざわざ電話をとるためだけに出勤する必要がありません。
またクラウドPBXを利用すれば、個人携帯から接続し取引先へ電話をかけた場合でも、相手に個人の電話番号が通知されてしまう心配がなくなります。
利便性を高めながらプライバシー保護も叶えられ、各種トラブルの解消につながるでしょう。
そもそもクラウドPBXとは
クラウドPBXに対して「どういうものか分からない！」と感じている人もいるのではないでしょうか。
そもそもPBXとは一体なにか？というところから、改めて解説していきましょう。
PBXとはPrivate Branch eXchangeの略称であり「構内電話交換機」という意味を持ちます。
PBXは企業や事業所に必須と言えるシステムの一つで、設置することによって企業の代表番号へかかってきた電話を社員が誰でも受けられるようになるほか、転送保留や留守番電話機能などを使うこともできるようになります。
スマートフォンや携帯電話の場合、一つの電話番号に対し受けることができる電話機は一つ、という考え方になりますよね。
しかしPBXを介すことによって、複数の社員がそれぞれ自分の電話機を使って対応できるようになるほか、社員同士の内線でのやりとりも可能になります。
クラウドPBXは、こうしたPBXをクラウド化することで「各企業・各事業所に一つのPBX」という常識をなくしました。
そして前述のように、テレワーク中など社内に社員が誰もいない場合でも企業の代表番号での対応を叶えるのです。
クラウドPBXのメリット
クラウドPBXを導入することによって、携帯電話やスマートフォンからの対応ができるようになります。
これにより、企業が拡大し事業所を増やしたり、拠点が変わったりしてもそのたびに設備設置の対応をしなおす必要がありません。
クラウドPBXの管理は、WEBブラウザやアプリケーションから簡単な操作で行えるのも魅力です。
機器設置のための大規模な工事は必要ありませんので、工事費用や手続きのストレスも抑えられます。
もちろん、社内で席替えや構成変更、新入社員の入社などがあったときも同様で、そのたびに機器設置をする必要もありません。
初期費用を抑えながら、比較的簡単に導入できることが大きなメリットと言えるでしょう。
実際に運用していく上でも、従来のPBXと違いクラウドタイプのPBXなら運用にかかるコストは資産ではなく「経費」として計上できます。
ランニングコストが気になるという人も、管理費用を抑えて運用できるでしょう。
機能についてもグルーピングやチャット、IVR機能など多方面に渡るため、業務の効率化も期待できます。
まとめ
オフィス電話にまつわるトラブルが、取引先との信頼関係や作業効率に悪影響をもたらすのは悲しいものです。
トラブルに備えるためにも、低コストで導入できるクラウドPBXを利用しましょう。
利便性を追求したCircleのクラウド型PBXなら、あなたのお悩みをスムーズに解決へ導きます。