ゲイトウェイ・コンピュータ株式会社

PBX

クラウドPBXでコストカットを目指そう!見直したい通信関連コストのお話

2020.06.14更新

事業活動を行っていくうえで経費・費用が発生するのは仕方ないことではありますが、その額が気になるようであれば一度社内環境を見直してみるべきです。

「もっとコストカットできるところはないか?」と日々の業務や職場の状態を確認してみると、思わぬ発見があるかもしれません。

今回は、気軽に導入できる押さえておきたいコストカット術についてご紹介していきましょう。

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コストカットが検討できる部分とは?

メーカー、小売業者、飲食店といった業種の場合、商品の質と直結する「仕入れ値」を節約することはおすすめできません。

いくら目先の経費が削減できたとしても、長い目で見たときに企業の信頼問題にかかわり、ひいては売り上げ減少を招きかねないためです。

コストカットを検討するときには、日常的に発生しており「毎月このくらいの費用が発生するのが普通」と認識されている費用を見直すことが効果的です。

例えば、社内における各種機器の運用費やメンテナンス費はどのくらい発生しているでしょうか。

また、通信費や電話代などの諸経費はどのようになっているでしょうか。

通信機器に関連した費用は、プランによっては定額化されていることもめずらしくないため「毎月これだけの金額は絶対に発生するもの」と納得しやすい傾向にあります。

しかし、そうした費用もよく考えながら最適な内容へ乗り換えれば十分見直すことができ、コストカットにつながるかもしれません。

具体的にどのようにコストカットする?

通信関連費用のコストカットを図るなら、まずは現在利用しているサービスを見直す必要があります。

多くの企業では、PBX(Private Branch eXchange)と呼ばれる装置を利用し、社内のシステムを管理しているはずです。

PBXは「代表番号にかかってきた電話を、社内にいるすべての社員が受けることができるようになる」、「内線を利用し社内にいる社員同士のコミュニケーションを円滑にする」といった、ビジネスに欠かせない機能を担っています。

円滑な業務を実現するため、なくてはならない存在と言えるでしょう。

一方で、不具合があったときには社内外のコミュニケーションが絶たれてしまうため運用費・メンテナンスコストは必要経費としてどうしてもかかってしまいます。

また、オフィスを引っ越すことになった、事業所を増やすことになった、内部の配置換えを行うことになった……というシーンではますます費用がかさみます。

と言うのも、PBXの設置に際しては工事が必要になることから、サービス運用費用だけでなく導入時の工事費用もかかってしまいます。

こうした費用をコストカットするため、クラウドPBXの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

クラウドPBXがコストカットにつながる?

そもそもクラウドPBXとは、前述のような機能を備えるPBXをクラウド化したサービスのことです。

クラウド上でPBXによる機能を一任することで、オフィス電話だけでなく個人のスマートフォンもオフィス電話と同様の役割を果たせるようになります。

クラウドPBXの場合、設置にあたって回線工事を行う必要がありません。

また、機能を拡張するときにも同様に工事は必要なく、インターネット上で諸手続きを終えられます。

そのため、保守費用をはじめとした維持費のコストカットにつながるのです。

さらに、サービスによっては通常の通話だけでなくビデオ通話やデスクトップ共有・ファイル共有なども叶えます。

リモート勤務や遠隔操作を行いたいときにも、新たに機材やソフトウェアを購入し、セッティングする必要がありません。

クラウドPBX導入にかかる費用

クラウドPBXメリットを理解していても「導入費用が気になってなかなか踏み切れない」ということがあるのではないでしょうか。

クラウドPBXの初期費用として必要になるのは、主にインターネット回線、またサーバー登録といった作業にかかる費用です。

必要な費用についてもわかりやすく「いつのまにか費用がかさんでいた」というトラブルを避けやすいでしょう。

ただし中には「初期費用無料」を謳いながら、その分ランニングコストを高く設定しているようなサービスも存在しています。

導入費用だけでなく、ランニングコストについても十分に把握した上で最適なサービスを選びましょう。

クラウドPBXのランニングコスト

クラウドPBXで発生する主なランニングコストは、ライセンス費用の他、やはり通話料金です。

電話機やスマートフォンで通話をすればするほど、その分だけ料金がかさんでいきます。

また、通話以外に様々なオプション機能も利用する場合にはオプション利用料が発生します。

どのような機能がオプションとなるかはサービスによって違い、もちろんオプションの利用料金もそれぞれ変わります。

まずは「どのようなサービスを利用したいか」をよく考えた上で、ニーズに合う最適なサービスを選択しましょう。

まとめ

通話サービスやコミュニケーションツールは、今利用しているサービスについて特に不満がない場合、なかなかサービス内容を見直す機会がありません。

そのため、本当はコストカットができるはず……という場合でも、なかなか気づけないまま高額を払い続けてしまうのです。

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