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PBX

クラウドPBXの転送機能とは?便利な機能がもたらすメリット

2020.07.31更新

通信関係サービスをよりよくするため、クラウドPBXの導入を検討している企業や事業所も多いのではないでしょうか。

本格的に導入するにあたって、ぜひ利用すべきなのが「転送機能」です。

どのような機能なのか、またどのようなメリットがあるのかご紹介していきましょう。

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転送機能を兼ね備えたクラウドPBXとは?

クラウドPBXとは、企業や事業所において必須設備のひとつと言える「電話(内線・外線)」にまつわる機能をクラウド化したサービスのことです。

通常、PBXは工事をおこなったうえで事業所に備え付ける機能です。

そのため事業所の移転やレイアウトの変更をする場合には基本的に工事が必要になりますが、PBXをクラウド化にすることによってインターネット上での機能の管理を実現しています。

これにより、度重なる工事や保守メンテの必要がなくなり、必要な手続きおよび設定はインターネットを介して簡単にできるようになります。

さらにクラウドPBXの利用時には、録音機能などさまざまなサービスを活用できます。

そうしたサービスの一つである「転送機能」には、業務の効率化やコストカットにつながるメリットがさまざまありますので、一つずつ具体的に解説していきましょう。

会社番号をいつでも利用できる

取引先との連絡に会社の代表番号を利用するシーンは多いと思いますが、一方で「会社番号を使うためには、会社の電話からかけなければならない」という不自由さを感じている人もいるのではないでしょうか。

また、電話を使わなければならないために、テレワーク中や有給消化中にも出勤しなければならないという事例もあるでしょう。

クラウドPBXでは、あらかじめ登録・設定しておけば個人の携帯やスマホからでも会社番号を利用でき、こうしたストレスを解消につなげることができます。

個人のスマホから通話をした場合でも、相手方には会社番号が表示されるため、プライバシーを守ることができるのです。

仕事用とプライベート用の電話を一台でこなすことにもつながり、連絡手段の一本化を叶えます。

電話の相手が誰か常にわかる

固定電話にかかってきた電話をとるときに、「かけてきた相手が誰か分からない」ということがストレスに感じられることもあるのではないでしょうか。

そこから相手の名前が聞き取れない、折り返しの電話番号を聞き忘れた……といったトラブルも起きかねません。

しかしクラウドPBXを利用することによって、着信の際常に相手の番号を確認できるようになります。

特に、取引先に限らずお客様など不特定多数の人から電話がかかってくる可能性のある業種では、業務効率化につながる機能と言えるでしょう。

時間帯や曜日によって異なる設定ができる

企業によっては「○曜日は定休日にしている」、「隔週で土曜日出勤がある」、「日曜日は○○部署の人間だけが出勤している」というように、曜日ごとに働き方の違いがあるのではないでしょうか。

さらに「○曜日の午後は、○○事業所へ勤務している」といった、時間帯の都合もあるかもしれません。

クラウドPBXではこうした働き方にあわせ、代表電話を自由に転送できます。

曜日や時間帯に合わせた設定はもちろんのこと、部署やチームごとなど複数の転送先への転送も可能です。

スマートフォンからスマートフォンへの転送もできるため「必ず固定電話を設置しなければならない」と考える必要もありません。

もちろん、ただ転送するだけでなくあらかじめ用意しておいた自動音声案内へ切り替えることも可能です。

社員がそれぞれに違う営業先や拠点へ足を運んでいる企業や、テレワークを本格的に導入している企業も、クラウドPBXによってスムーズな転送ができるようになるでしょう。

電話の利用における費用を節約できる

かかってきた電話をその都度転送することになると、それだけ通話料金がかさんでしまいます。

そのため「転送機能を使うことでかかる料金が気になる」、「現在利用している電話サービスのコストを削減したい」と考えている企業もあるでしょう。

クラウドPBXは、インターネット回線を活用するためいわゆる「電話料金」や「転送料金」が内線転送時には必要なく、通話料金のコストカットにつながるでしょう。

営業職やテレワークなど、日常的に転送が必要な職種・仕事の場合には特に、これまでかかっていた転送料金を大幅に削減できると期待できます。

一般的なPBXでは不在着信や他社からの営業電話のように重要性の低い通話でも同様にコストがかかってしまいますが、クラウドPBXならばこうした通信費用も含めて一括で削減できます。

また、インターネット回線でやりとりができるからこそWi-Fi+内線を使えば海外拠点へも無料で通話できるようになります。

海外の拠点や取引先と通話する機会が多い企業にとって、うれしいシステムと言えるでしょう。

まとめ

業務をスムーズに進めていく上で必要不可欠な転送電話ですが、利用時にはコストがかかる、工事や設定が面倒などのデメリットとも隣り合わせていました。

しかし、クラウドPBXの転送機能を利用すれば、こうしたトラブルを避けながら、よりよい作業環境を実現できるでしょう。

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