事務所移転時に起こる電話お引越しトラブル！クラウドPBXで解決しよう
2020.07.31更新
企業の事務所を移転する際、さまざまな工事や手続きが必要になるため面倒に感じられるのではないでしょうか。
特にオフィス電話に関しては、工事中にも取り引き先や顧客からの連絡が入る可能性があることから、できるだけスムーズに手続きを終えなければなりません。
一方で、大がかりな工事を行うにあたってはどうしても長引いてしまう可能性もあるでしょう。
こうしたオフィス電話の引っ越しを、できるだけスムーズに行う方法をご紹介していきます。
事務所移転時に起こりうる面倒とは
事務所を移転するにあたって「オフィス電話」にまつわる手続きには何が必要になるのか、具体的にイメージできていない人もいるのではないでしょうか。
最初に、オフィス電話の引っ越しにまつわる手続きの流れをご紹介していきましょう。
■現在の事務所で使っている回線や電話番号、設備について確認する
■回線事業者へ移転の手続きを申し込む
■引越し作業を依頼する業者を選ぶ
■新しい事務所の大まかなレイアウト（主にPBXと呼ばれる主装置の設置場所）を決める
■業者と新しい事務所のレイアウトや打ち合わせを行う
■工事を行い、必要な機器を設置する
オフィス電話の引っ越しだけでも、このようにやるべきことがたくさんあります。
日数にして二、三週間はかかり、工事業者とのスケジュールが合わなければ数ヶ月単位で待たなければいけなくなる場合もあるでしょう。
オフィス電話の引っ越しはとにかく「工事」が面倒
なるべく簡単に、短い時間で終わらせたい引っ越しが長引いてしまう主な理由として、なんといっても「工事の手間がかかる」ということが挙げられます。
事務所の移転に際して工事が必要になるのは仕方がないことではありますが、オフィス電話の工事だけでも次のような工程があることを覚えておきましょう。
■現在の事務所で引っ越しの前日に電話回線工事を終える
■新しい事務所にPBXや各種装置を持ち込み、設置工事を行う
■問題なく利用できているか動作確認のための試験を行う
■レイアウトを参考にしながら固定電話・FAXなどを設置する
もし動作確認でうまくいかなければ、その間オフィスへの連絡もできなくなってしまうため慎重に行わなければいけません。
また、こうした工事には当然のことながら時間だけでなくコストもかかってしまいます。
工事のコスト相場は数十万円ほどとなり、レイアウトが複雑な場合にはさらに金額が膨らんでいくでしょう。
オフィスの規模が大きければ、それに従ってレイアウトも複雑化するため、次のようなポイントをよく確認しながら詳細を検討しなければいけません。
◇PBXを設置する場所
◇社員や来客の動線確保
◇ケーブル類など、細々したパーツの収納方法
◇業務に差し支えない配置になっているかの確認
電話は必要不可欠なツールであるため「時間やコストがかかっても仕方ない」と割り切っていても、正直なところ面倒に感じる場合が大半ではないでしょうか。
クラウドPBXなら工事が必要ない
実は、オフィス電話の引っ越しに際して工事が不要になるケースも存在します。
それは、主機能であるPBXをクラウド化した場合です。
クラウドPBXとは、PBXの装置および機能をインターネット上で管理するサービスのこと。
日常的な通話もすべて電話回線でなくインターネット回線を利用したものになるため、面倒なアナログ配線は一切必要ありません。
つまり、オフィスを引っ越しする場合にも回線工事をしなくて済むというわけです。
もし「レイアウトがうまく検討できず、導入コストを避けたいのもあって固定電話をやめたい」と思うのであれば、クラウドPBXを通じ手持ちのスマートフォンに会社番号を設定することも可能です。スマートフォンからかける電話、受け取る電話も会社番号で対応できるようになるため、固定電話を設置する必要がなく設備・レイアウトもさらに自由になるでしょう。
ただし、インターネット回線の接続は必須です。
電話の工事が不要と言っても、インターネット工事については行わなければなりませんので注意してください。
引越し時には電話番号が変わる？
電話回線を設定し直すとなると「電話番号が変わってしまうもの」と考えるかもしれません。
しかしクラウドPBXの場合はインターネットを利用し、前述の通り電話回線の工事が不要になるばかりか、基地局の管轄エリアに左右されないことから、事務所を移転しても電話番号がそのまま利用できる事もあります。
取引先やお客様に「電話番号が変わりました」と連絡する必要もなく、旧番号と混合されてしまうトラブルを避けることにもつながります。
一方で「クラウドPBXの利用をスタートするにあたって、現在使っている電話番号をそのまま使えるか」という点については注意が必要です。
場合によっては引き継ぎができない可能性もあることから、 不安な場合にはクラウドPBXの運営サービスに問い合わせることをおすすめします。
まとめ
オフィスや事業所を移転する際にはさまざまな手続きに時間がかかり、またオフィス電話の設置にあたってさらに複雑化することから、どうしても面倒に感じられてしまうでしょう。
そんなときには、あらかじめクラウドPBXを導入しておくことで新しいオフィスの工事も不要になり、比較的スムーズにオフィス電話を利用できるようになります。
転送機能をはじめとしたサービスも充実したCircleのクラウドPBXで、オフィスのお悩みを解決へ導きましょう。