古いPBXは交換しないと危険！最適なタイミングは？
2020.08.06更新
あらゆる電子機器やシステムがそうであるように、PBXにも「寿命」が存在します。
しかし、ほかのシステムに比べて不具合に気づきにくいことから「まだ使えるから」という理由で使用し続けている会社も多いのではないでしょうか。
今回は、古いPBXを使い続けるリスクや、交換のタイミングについて解説していきましょう。
古いPBXを使い続ける場合の注意点
PBXとは、オフィスに導入されている通話・通信回線システムです。
例えば「企業の代表番号にかかってきた電話を、個人のデスクにある電話機からとる」という経験をしたことがある人もいるでしょう。
こうした電話のとりかたができるのは、ほかでもなくPBXを利用しているからです。
PBXはこうした機能のほかにも、内線などの各種機能をつかさどっており、24時間、365日のフル稼働することによって、社内外のコミュニケーションを円滑にすることが、PBXの役割です。
そうした重要システムであるPBXに対して「特に問題を感じていないので、古いシステムを使っている」というケースもあるでしょう。
しかし万が一、ある日突然PBXの不具合が出た場合には、電話などの通信環境がすべてまったく使えなくなってしまいます。
お客様や取引先企業との連絡も滞り、通常通りに業務を遂行することが難しくなってしまう可能性を考慮すると「まだ使えているから」と交換を後回しにしておくのは非常に危険です。
PBXを交換するのにいいタイミングとは？
一般的にPBXの法定耐用年数は、6年と言われています。
6年以上同じPBXを使い続けている場合、故障をはじめとしたトラブルが起きやすくなるため注意しなければいけません。
「まだ使えそうだ」と思っていても、見えないところで老朽化が深刻化し、ある日突然使えなくなってしまうリスクがあるのです。
また、導入より6年というタイミングのほかにもメーカーによるサポート期間も交換時期の目安にしましょう。
サポート期間が終了してしまうと、PBXに不調があっても修理や交換ができなくなります。
そのために慌てて新しく買い換える必要が出てくる、または高額な修理費用を自己負担しなければならないなどのトラブルに発展しやすくなるでしょう。
あらかじめサポートがいつまでかを確認しておき、期間が終了してしまう前に計画的な入れ替えを検討をしておくことをおすすめします。
さらに「6年」という区切りや「メーカーによるサポート期間」とは別に、次のような問題が見られたときにも交換の目安となります。
こんな問題が出てきたら交換を検討すべき
通話・通信環境の整備・保守にかかる費用は、必要経費であるからこそなかなか見直す機会がないものです。
しかし、現在社内でコストがかさんでいることが問題視されており、削減できるポイントを探しているのであれば、ぜひPBXを見直すべきでしょう。
近年、さまざまな種類で展開されているPBXは、企業や事業所の需要にあわせて最適なシステムを選ぶことで大きなコストカットにつながります。
特に事業所を移転するとき、また新たに設立するときには、導入費用や工事費用がかかります。
PBXの中でも、クラウドタイプのものであれば工事の必要がないため、導入費用を安く抑えて経費削減に貢献してくれるでしょう。
また社内での内線やほかの事業所とのやりとりが頻繁で、通信量が多い場合にもコストカットできる可能性があります。
お客様や取引先とのやりとりを制限するのは難しいものですが、内部の話であればいくらか調整しやすいはずです。
PBXを新しくすることで、日々必ずかかっていた通信費用をセーブすることにもつながるでしょう。
さらに、社内にPBXの担当者が不在である場合も、早急に交換を検討することをおすすめします。
前述の通り、PBXに不調が見られるとあらゆる連絡が途絶え、業務に差し支えてしまうものです。
重要なシステムだからこそ、困ったときに「どこのメーカーのもので、誰に連絡をして、どのように修理・交換してもらうか」という情報を把握している担当者がいない状態は、安心できる環境とは言えません。
新しいPBXの導入とともに、責任を持って周辺業務を引き受ける担当者を決定しておくと、もしものときにもトラブルを最小限に抑えられるでしょう。
おすすめのPBXとそのメリット
PBXの交換にあたっては、PBXの種類が多いことに驚いてしまうこともあるのではないでしょうか。
PBXの選択に悩んだときには、クラウドタイプのPBXをおすすめします。
クラウドPBXとは、その名の通りPBXの主機能をインターネットのクラウド上で管理しているサービスのことです。
通常のPBXは、利用前に事務所ごとの工事を行い、機械を設置する必要があります。
それに対しクラウドPBXはそもそも設置する機械が必要ないため、移転時・導入時に工事の日程を調整する手間がかかったり、工事日に外部との連絡が遮断されてしまったりといったトラブルもありません。
もちろん工事費用もかからず初期投資を抑えられるほか、契約期間の更新や再購入の面倒もないのが魅力です。
まとめ
オフィスの運営に必要不可欠なPBXだからこそ、いったん導入するとその後しばらく放置してしまうケースもあるでしょう。
定期的に見直すことで、コストカットできる部分やよりよいシステムに変えられる可能性に気づけるかもしれません。
PBXについて見直す際には、利便性を追求したCircleのクラウド型PBXを是非ご検討ください。