Web会議システムのセキュリティ対策は万全？気をつけなければいけないポイント
2020.08.24更新
新型コロナウイルスの感染拡大を受けて働き方が変化し、Web会議システムをはじめとした新たなシステムを導入した企業も多いのではないでしょうか。
Web会議システムの利用にあたって、確認を忘れてはいけないのがセキュリティ対策です。
あいまいな知識のまま使いはじめたり、十分な対策をしないまま使っていたりすると、大事な情報が外部へ漏れ深刻な問題に発展しかねません。
必ずあらかじめ確認しておきたいWeb会議システムのセキュリティシステムについて、解説していきましょう。
Web会議システムで考えられるリスク
そもそも、Web会議システムを利用する上ではどのようなリスクが考えられるのでしょうか。
もっとも注意しなければならないのは、第三者がWeb会議システムへ違法にアクセスすることによって、情報が漏えいするリスクです。
社内の機密情報を盗み聞きしたり、共有されている情報を抜き取ったり、画面上のデータをスクリーンショットしたりすることで、情報が不正に流出する可能性があるのです。
特に、社員がカフェなど公の場で接続した場合には、ますますリスクが高まります。
外部のフリーWi-Fiを利用したことで不法アクセスの餌食になってしまうこともあり、社員の危機管理力は情報漏えいリスクと密接にかかわっています。
フリーのシステムを利用するのは危険？
ますます需要が増加するWeb会議システムの中には、無料で利用できるものも少なくありません。
できる限りコストを抑えたい企業にとって、フリーのWeb会議システムは非常に役立つ存在と言えるでしょう。
しかし中には、無料で提供されている分セキュリティ対策のコストをカットしており、外部の人間による不法なアクセスが容易にできてしまうような、信頼しきれないシステムが存在していることも事実です。
もちろん、すべての無料システムが危険なわけではありません。
どうしても無料システムを利用するのであれば、評価をよく調べた上でセキュリティ面も充実しており、多くの利用者から愛されているシステムを選ぶよう心がけたいものです。
Web会議システムのセキュリティを強化する方法
Web会議システムの利用時には、データの暗号化が有効です。
画像や映像をはじめとした重要なデータはいったん暗号化することによって、外部への流出を防ぎます。
特に「SSL暗号化」や「AES暗号化」と言われる方法は個人情報を扱うシーンでよく使われており、インターネット上で目にしたことがある人もいるのではないでしょうか。
だからと言って、暗号化さえしていれば安心とは言えないため、Web会議システムへアクセスする際にセキュリティコードの入力が必要となるように設定しておくといいでしょう。
社員にだけセキュリティコードを共有しておけば、第三者によるWeb会議システムへのアクセスが不可能になります。
さらに、IPアドレスや端末認証のように、あらかじめ指定された個人やデバイスしかアクセスできなくなるアクセス制限システムも組み合わせるとより安全です。
Web会議をする場合に個人が注意すべきこと
セキュリティ対策をするだけでなく、Web会議に参加する個人がそれぞれに意識を高めることも重要です。
特に、セキュリティソフトの活用は必須となりますから、無料の体験版ソフトでも必ず入れておくようにしましょう。
また、Web会議システムを使うときは基本的に自宅や社内など、クローズドな場所を選んでください。
カフェやコワーキングスペースのように不特定多数の人が行き来する場では、どうしてもセキュリティ面に不安が残ってしまいます。
特に、フリーWi-Fiは使い方次第で他者にデータや情報が漏えいしやすくなる可能性があります。
外出先でネットワーク接続をするときには、ロックのかかっている信頼できるWi-Fiを利用するか、テザリングなどを利用するよう心がけましょう。
経費を抑えながらWeb会議をする方法
経費を抑えながら、セキュリティ面で安心できる環境でWeb会議をしたいのなら、クラウドPBXを利用しましょう。
クラウドPBXとは、インターネットや電話など通信にまつわる機器である「PBX」を、インターネット上で管理するシステムのことです。
クラウドPBXを利用すれば、内線を使う感覚でWeb会議をはじめとした社員同士のコミュニケーションがとれます。
通話だけでなくチャットサービスやWeb会議システムも、外部サービスを利用せずとも活用できるため、セキュリティ面にもこだわりながらWeb会議を遂行できるでしょう。
まとめ
新型コロナウイルスの影響を受けてWeb会議の需要が高まる今、セキュリティについて正しい意識を身につけることは必要不可欠です。
機密情報の流出のように、取り返しのつかない事態を招かないためにも一人ひとりのセキュリティ意識を高めましょう。
会議や業務をスムーズに進めるため、Circleのクラウド型PBXを活用してください。