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PBX

ダイヤルインサービスとは?通信コストを削減する大事なポイント

2020.09.25更新

ビジネスで利用する電話回線は、一般的な回線とは異なる使い方や機能が求められます。 その中でも、多くの企業が導入しているのが「ダイヤルインサービス」と呼ばれるサービスです。 コストカットや作業の効率化にもつながるダイヤルインサービスについて、この機会にどのようなシステムなのか特徴や利用時のポイントを確認していきましょう。

ダイヤルインサービスとは?

ダイヤルインサービスとは、ひとつの回線によって、複数の電話番号を設定できるサービスのことです。 一般的に利用される電話では「ひとつの回線にひとつの電話番号」が設定されています。 そのため、複数台の電話が必要になるオフィスでは、すべての電話機にそれぞれ個別の電話番号を振り当て、その分新しい回線が必要になるということです。 しかしそれぞれが別個の電話として独立し、そのたびに新たな回線を引くとなると相当なコストがかかってしまいます。 たとえばコールセンターでは、ひとつの事業所で数十台から数百台の電話が必要になりますから、その分回線を引くとなるとコストもかなりのものになってしまいます。 そこで多くの企業では「代表番号」と呼ばれるひとつの電話番号を利用したり、ひとつの回線で複数の電話機が対応できる環境を整えたりしています。 これがダイヤルインサービスです。

ダイヤルインサービスはどのように利用できる?

ダイヤルインサービスを利用するにあたってはまず「代表ダイヤルイン」を設定し、PBXの設定を変えることで利用できるようになります。 と言うのも、一般的な電話サービスにはオフィスに必ず設置されている「PBX」という主装置によって管理されているためです。 お客様やクライアントから着信があった場合には、まずお客様・クライアントの着信番号が企業へ送られます。 企業のPBXは、そうした情報を受信して、あらかじめ設定されているオフィス内の電話機で着信を受け取れる状態にします。 このように着信は電話回線ではなく電話番号で判別され、実際のやりとりに反映されます。 そのためダイヤルインサービスを利用すれば、例えば「二つの電話回線で、四つの電話番号を保有する」ということも可能です。

ダイヤルインサービスのメリット

ダイヤルインサービスを活用すれば、電話回線の数を減らせることから、通信コストの削減につなげることができます。 電話回線の費用は回線の数で変わりますので、不要な回線を解約するだけで、月々必ずかかっていた費用が変わるでしょう。 また、複数の電話番号を割り当てられることから社員ごとに個別の電話番号も設定できるようになります。 お客様やお取引先とのやりとりも直接できるようになり、長い時間お待たせしてしまったり連絡が滞ったりすることを防ぐことができます。 ダイヤルインサービスがあれば取り次ぎをくりかえす必要がないため、業務の効率化にもつながります。 さらに社員ごとに異なる電話番号を保有していれば、着信を受けた側にもわかりやすくなります。 電話に出られず不在着信になってしまったときも、固有の番号ならどんな用件か想像しやすく、折り返しの電話でかみ合わなくなるトラブルも避けやすくなるでしょう。

ダイヤルインサービスを利用するとき確認すること

メリットの多いダイヤルインサービスですが、より無駄なく、効果的に活用するためには注意したいポイントもあります。 まずは、市内局番と電話回線を統一させるということです。 もし、市内局番と電話回線がかみ合っていない場合には、通常の通話サービスがうまく作動しなくなる可能性があります。 せっかく設定しても使えない……とあっては悲しいものですから、よく確認しながら設定しましょう。 また、ダイヤルインサービスを使いはじめるときには、新しく保有する電話番号の数を社員の数ぴったりに契約しないようにしてください。 というのも、電話機や回線の数が足りていない場合、お客様や取引先が「電話をしているのにつながらない」というトラブルが起きかねません。 同時に、社員も「固有の電話機がないので出られない」という事態になる可能性が考えられることから、契約時には少し余裕を持たせておくとよいでしょう。 「今後、社員がどのくらい増えていくかわからない」というときにはクラウドタイプのPBXを利用することもおすすめです。 クラウドタイプなら、設定次第で個人の携帯電話やスマートフォンをオフィス電話の代わりに使えるようになります。 増員のたびに電話機を準備する手間やコストもかからずに済むので、先々の社内の変化にも対応しやすくなるでしょう。

まとめ

ダイヤルインサービスは、回線を増やさずとも電話番号を増やせるためコストカットや作業効率化に効果的なサービスです。 この機会に、PBXの設定とともに見直してみてはいかがでしょうか。 また、Circleのクラウド型PBXなら、業務におけるちょっとしたストレスや面倒の解決につながるはずです!