ビジネスフォンの「保留」の使い方は？効果的に使う方法
2020.09.25更新
オフィスにかかってくるさまざまな電話をスムーズに取り次ぐためには「保留」機能を活用しましょう。 今回は特に、ビジネスフォンにおける保留とパーク保留の方法をご紹介していきます。 ビジネス電話をもっと効果的に使いながら、業務を効率化する方法を身につけましょう。
ビジネスフォンの「保留」機能について
通話中、ほかの誰かに代わるときや資料を確認するときなど、相手を待たせるときには保留機能を利用します。
一般的な電話機にはほとんどに、この保留機能が搭載されています。 保留機能を使用するときには、電話機に搭載されている「保留ボタン」を押し、通話にもどるときにはもう一度押して保留解除するだけです。
保留時は受話器を置いても通話が切れてしまうことはなく、ほかの人へ取り次ぐときにもスムーズにやりとりできます。
ほかの人へ取り次ぐときには、保留だけでなく「転送」機能もよく利用されています。 転送機能とは、通話をいったん保留にしておくことで、取り次ぐ相手が手元の電話機で対応できるようになる機能です。取り次ぎの際には「外線○番に△△さんからお電話です」というように伝え、受け取った人が指定の外線番号をプッシュすれば保留中の通話の続きができるようになります。
ビジネスの現場では、どちらも必要不可欠な機能と言えるでしょう。
パーク保留のやり方
先ほどご紹介した保留の方法とは別に、ビジネスフォンでは「パーク保留」という保留機能を使うこともできます。
あらかじめ「パーク保留」の数字ボタンを設定しておくことで、その数字のボタンを押せばすぐに保留・保留解除ができるようになるという機能です。
パーク保留を活用すれば、かかってきた電話に対し「誰へ取り次げばいいかわからない」という場合でも、とてもスムーズに対応できるようになります。
たとえば「採用担当の方をお願いします」という電話がかかってきて、複数の採用担当者の誰につなげばいいかわからないというようなシーンです。
このときパーク保留の対応ボタンを押し、採用担当者へ電話がかかってきたことを連絡すれば、複数の担当者の中から「自分が対応できるだろう」という人が電話を引き継いでくれます。
オフィス内にある電話機、どれからでもパークボタンさえ押せば、いつでも保留中の電話を受けられるのが魅力です。
あらかじめ効果的な保留音の設定をしておこう
こうした機能を使って保留にしている最中、相手方には「保留音」が流れています。
相手をお待たせしている最中に流すことになる保留音は、ビジネスフォンそのものに内臓されていて、設定できる場合が少なくありません。
同時に、機能をうまく使えば保留音を独自に設定できる場合もあります。 たとえば好みの音楽を設定したり、アナウンス音声を流したりすることができるほか、企業の情報を伝える広告やCMソングのように、イメージアップや宣伝に使える楽曲も指定できます。 相手をただお待たせするのではなく、その時間を使って「この企業はこんなサービスも提供しているんだ」、「こういう事業も展開しているんだ」と新しく知ってもらうことができるのです。
PBXの指定によって、保留音も含めてうまく機能を使いこなしましょう。
ビジネスフォンの機能を使いこなすには？
そもそも、こうした保留の機能が使える理由にはオフィス内にある「PBX」という装置がかかわっています。
PBXとは多くのオフィスに設置されているいわば通信サービスのすべてをつかさどる装置ですが、実はクラウド化も可能です。
PBXクラウド化すると、まずオフィスの移転や引越し、新設の際に通信装置を整備するための工事が不要になります。
設置のためのコストや時間をかけることがなくなると同時に、オフィス内のレイアウトも電話線の位置にしばられることなくすっきりとシンプルになるでしょう。
また、クラウド化することで保留機能以外にもさまざまな便利機能が自由に使えるようになります。
内線や外線の着信音の設定だけでなく、スマートフォンでやパソコンでの発着信、チャット機能の利用、留守録データやファイルのやりとりなども可能です。
複数名での会議もできますので、テレワークの環境を整えたい企業にも役立つでしょう。
まとめ
ビジネスフォンを利用する上で、電話をかけてきた相手に失礼がないように対応するためには保留機能の活用が欠かせません。
あらかじめPBXやビジネスフォンの設定をしておけば保留機能をはじめとした便利な機能を使えるようになり、作業効率化につながるでしょう。
また、PBXをクラウド化しておくことでも各種機能が使いやすくなり、コストカットにもなります。 Circleのクラウド型PBXで、オフィスのトラブルを解決に導きませんか？