大企業や多拠点企業を持つ企業は「クラウドPBX」を導入すべき！理由とメリットについて
2020.11.19更新
全国各地に拠点を構えている大規模な企業は、地元密着型の企業とは違ったサービスや体制を整えることで業務の効率化を実現できます。
それはお客様へ提供するものに限らず「社員にとって働きやすい環境を作る」という点でも同じことが言えるでしょう。
複数の拠点を保有する企業であれば、社員同士のつながりを強くするためにも通信関係の設備を最適な状態にしなければいけません。 そのためにも導入したい「クラウドPBX」について、知識を深めましょう。
クラウドPBXとは？
クラウドPBXとは、電話や留守電などの機能をつかさどる装置である「PBX」をクラウド上で管理するシステムのことです。
クラウドPBXならば拠点の多い企業であっても各拠点の通信機能をインターネット回線で繋ぐことができ、拠点ごとに異なる工事や設定を行う必要がありません。
従来の電話環境で抱えていたコストなどのトラブルを改善へ導きながら、スマホの内線化やスムーズな転送といった各種便利機能を利用できるようになります。
国内外に多くの拠点を保有している企業にとって、ぜひ取り入れておきたいサービスと言えるでしょう。 さらに、具体的なメリットについてもご紹介していきます。
内線が通話無料になり、大幅コストカットにつながる
クラウドPBXを導入すれば、インターネット回線を使用して内線電話をすることになるため、通話にかかる費用が基本的に無料になります。
これまで、内線や外線の転送が多かった企業にとっては大幅なコストカットになるでしょう。
海外に拠点を保有している企業や海外への出張、海外企業とのやりとりが多い場合は特に、通信費用だけで大きな金額が発生してしまいます。
従来の電話システムを排除しインターネットを介したやりとりに切り替えれば、国際電話の費用がかかることもありません。
Web会議の機能も搭載されているので、これまで海外へ足を運んで行っていた会議をインターネット上で行うことも可能です。 交通費や移動時間もかからず、さまざまなストレスを緩和できるでしょう。
オフィスに固定電話がいらなくなる
通信システムをインターネット上で完結させる場合、通話端末にはパソコンや手持ちのスマートフォンを利用できます。
つまり企業から社員へ貸与している携帯電話や、プライベートで使用しているスマホもオフィス電話代わりにできるということです。
これにより、クラウドPBXを使うときにはオフィス内に固定電話を設置する必要がなくなります。 大企業であれば、社員一人ひとりに固定電話を用意するとなると数百台、場合によっては数千台を用意しなければなりません。
導入だけでも費用がかかる上、当然工事料金もかかりますからその費用は相当なものになるでしょう。 クラウドPBXを使う場合、企業側もコストカットができるのはもちろんのこと社員も使い慣れた端末をそのままオフィス電話として使用できるようになり、どちらもメリットを感じられるはずです。
在宅勤務・リモートワークにも対応可能
近年、ますます在宅勤務やリモートワークの需要が高まっており、企業にとってこれらの働き方ができることは今や当たり前と言えるでしょう。
しかし実際のところ、オフィスに出社しない働き方を実現するためには、通信にまつわる装置やシステムの充実が欠かせません。 そこでクラウドPBXを導入することによって、Web会議やスマホの内線化などの基本的な機能をまとめて使えるようになります。
クラウドPBXなら、拠点がオフィスであっても自宅であっても変わらずに機能を使えるため、どんな場所からでも従来通りの業務に励むことが可能です。
災害や緊急時など出勤が難しいときの働き方として融通がききやすいのはもちろんのこと、出産や子育て、介護といった社員のプライベート、ライフステージの変化にも柔軟に対応できます。
これまでには休暇をとる、もしくは退職するしかなかった場面で、「自宅にいながら働く」という選択肢が生まれるでしょう。
人材不足の企業でも、社員のライフステージが変わるたびに新しい社員を獲得する必要がなくなり、社員も職歴に白紙ができにくくなります。
事業内容の変化や規模の拡大時にも柔軟に対応可能
大企業ほど業務内容が変わる、新たな部門や事業所を設立するなど、新しい展開を積極的に行っていくのではないでしょうか。
そして事業所の増設や新たな店舗展開のように一から労働環境を整えるシーンでは、通信機能をはじめ各種設備の設置が必要不可欠です。
前述のように社員全員分の固定電話の導入、事業所ごとの通信機能の工事などを行っていけばどうしても費用がかさんでしまいますが、クラウドPBXならばそれらの費用がかかりません。
事業拡大のたびにかかる費用を節約できるため、新たな展開も柔軟にできるでしょう。
もちろん、拠点を閉鎖しなければならなくなった場合にも機器の撤去や処分の手間がかからないため、常に身軽な状態でいられます。
常に環境や状況に応じて柔軟な事業展開ができ、コストや手間にまつわるトラブルも起きにくくなります。 従来のPBXと違いオフィス内に設備を用意する必要がないことから、オフィス内のレイアウト変更などもスムーズにできるでしょう。
まとめ
大企業や、国内外に複数の拠点を保有する企業の場合、精度の高い業務を効率よく遂行するにはいかにして各事業所の連携をしていくかが重要です。
その上ではネットワーク関係のツールをよく選び、コストや使用感も含めて最適なものを見つけましょう。
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