一斉呼び出し・一斉着信のシステムとは？オフィスに導入する方法
2021.01.27更新
ビジネスフォンを利用するにあたって、ちょっとしたタイミングで「もっと便利なシステムがあればいいのに……」と想像することもあるのではないでしょうか？ 例えば、電話の一斉着信・一斉呼びだしができれば、業務の効率化につながるのではないでしょうか。 どのようなメリットがあるのか、またこれらの便利なシステムを導入する方法について解説していきましょう。
電話の一斉着信・一斉呼び出し機能とは？
オフィスで役立つ通話機能のひとつに「一斉着信」、「一斉呼び出し」の機能があります。 この機能を使えば、異なる場所にいる社員やスタッフを同時に呼び出すことができます。
ただし誰かが着信をとれば終わり、複数台で同時通話することはできません。 一般的なオフィスフォンの場合、着信があったときにはオフィス内にいる人しか電話をとることができません。 そのため、営業の人が出払っている場合にもオフィス内に「電話番」として常に人がいなければいけません。 電話をかけてきた相手に「○○さんをお願いします」と言われたとき、その社員が出払っていたのであればまたかけ直したり、時間を改めてふたたびかけたりしなければいけません。
しかし一斉着信・一斉呼び出し機能があれば、離れた場所にいる社員も含めて同時に呼び出すことが可能です。
一斉着信・一斉呼び出し機能を設定した上で社員全員に仕事用の携帯電話やスマホを渡しておけば、どこにいても発着信ができる状態になります。
さらに転送や内線の機能と組み合わせれば、携帯電話だけで通話機能を担うことができ、オフィスに備え付けのいわゆる一般的な「オフィス電話」を用意する必要もありません。
一斉着信・一斉呼び出し機能の特徴とメリット
一斉着信・一斉呼び出し機能の最大のメリットはなにより、広いオフィスや離れた場所にいてもすべての社員を一斉に呼び出せることにあります。
工場など、社内の敷地が広い企業でも、通話のために事務所やデスク周りに縛られる必要はありません。 離れた場所にいる社員や、誰か手の空いた社員に対応してもらいたいときにも、全員へ連絡できることが大きな魅力です。
お客様対応が遅れがちだったり、お待たせする時間が長かったりすると企業全体の悪いイメージにつながりやすいものですが、一斉着信が定着すればスムーズにとりつげるようになるでしょう。
転送先が不通の際には「ただいま電話に出ることができません」といった音声をあらかじめ用意しておけば、相手を待たせるストレスも最小限にできます。
社員が「今日、お客様から電話があるだろう」と分かっている場合、率先して通話を受ければよりスムーズにやりとりでき、内容を事務員などに忘れず共有する必要もありません。
一斉着信・一斉呼出しが便利なシーン
一斉着信や一斉呼出しは、次のような事業・次のようなシーンで便利です。
◇営業など外回りの仕事が多い企業 ◇お客様の対応に追われてると電話をとりにくい接客業 ◇打ち合わせや会議が多い職種 ◇ホテルや民泊などお客様からの問い合わせが多い職種 ◇夜間の問い合わせがある職種 ◇店舗や事業所以外でも通話を受けたい場合 ◇社員全員分のビジネスフォンを用意するのが難しい場合 ◇工場やスポーツ施設など広い施設内の職種
上記のような職種、状況では特に、スムーズな着信や呼び出しのメリットを実感しやすいでしょう。
一斉着信・一斉呼出し機能を使うには
便利な一斉着信・一斉呼出し機能を使うためには、オフィスの電話機能をクラウドPBXに切り替える必要があります。 クラウドPBXとは、PBXをクラウド上で管理するシステムのことです。
そもそもPBXとは、オフィスの通信機能の核となるシステムであり、一般的なビジネスフォンにおける「着信」、「発信」、「転送」、「留守電」などの機能を担っています。
通常、PBXは工事をしてオフィス内に設置することが一般的です。 しかしクラウドPBXなら工事不要で、場所に縛られることなく通信機能を使えるようになります。
クラウドPBXに切り替えることによって新たに使用できるようになる機能はたくさんありますが、その中のひとつに一斉着信・一斉呼出し機能があります。
クラウドPBXのCircleなら便利な機能が使い放題
クラウドPBXの「Circle」は、一斉着信・一斉呼出し機能はもちろんのこと業務効率化につながるさまざまな機能を搭載しています。
クラウドタイプのため工事不要で新たな設備を導入せずに、オフィスの通信設備を整備します。
電話だけでなくチャット、ビデオ通話などの機能も備わり、費用を抑えながら業務の効率化へ貢献します。
リモート業務を叶えるシステムとしても、活躍するでしょう。 もちろん離れた場所にいる社員もスムーズに呼び出し、お客様や取引先といち早く取り次ぐことが可能です。
まとめ
一斉着信、一斉呼び出しができれば、コミュニケーションを円滑にしながら、場所に縛られない働き方を叶えられるでしょう。
これまで、オフィスでそうした機能を使えなかったという人も、ぜひこの機会に検討してみてはいかがでしょうか。 クラウドPBXの「Circle」は、あなたのお悩みを総合的に解決へ導きます。