クラウドPBXなら複数拠点で同じ電話番号を使える！方法とメリット
2021.03.05更新
ビジネスを円滑にするためには、外線や内線のような通話環境を見直すことが効果的です。
取引先やお客様にとって「窓口」となる電話は、より利便性の高い環境へ導くべきしょう。
今回は特に、複数拠点で同じ電話番号を使うことの魅力について解説していきましょう。
複数拠点で同じ電話番号を使うことは可能？
多くの企業や店舗では、ひとつの電話番号を保有した場合、ひとつの場所で取引先やお客様からの連絡を受け付けることとなるでしょう。
一方で本社、支店、地方事業所、実店舗というように事業所を多く保有している企業にとっては、ひとつの電話番号で受けた内容を、それぞれの電場番号へつなぎなおして改めて要件を伝えなければいけません。
これでは時間や手間がかかってしまい、面倒に感じられるのではないでしょうか。
そうしたときには「複数拠点で同じ電話番号を使用する」という方法を検討してみてはいかがでしょうか？
それぞれの拠点で同じ電話番号を使うことができれば、担当者が不在のときや店舗がお休みの日でも、ほかの人が代わって対応できるようになります。
「ひとつの電話番号に対して、ひとつの事業所しか対応できないのではないの？」と思ってしまう人も多いかと思いますが、クラウドPBXを使えば複数拠点での利用が可能になります。
クラウドPBXとは？
店舗や事業所では、その場所の電話番号にかかってきた電話に対し、オフィスにいる誰もがデスク上の電話機から電話を受けることができますよね。
これは、オフィス内に「PBX」という装置があるからこそ叶うものなのです。
PBXとは、外部からかかってくる電話や内線通話などの機能をつかさどる、主装置と言える装置のことです。
そしてクラウドＰＢＸとは、このPBXをインターネットのクラウド上で管理するシステムのことです。
通常のPBXの場合は「工事を行ったひとつの事業所にひとつ設置する」というのが普通です。
そのため、事業所内の通話システムについては管理できますが、ほかの事業所にかかってきた電話へ対応したり、グループ企業の別事業所へつないだりすることはできません。
クラウドPBXであれば通話機能をインターネット上で管理できるため、ひとつの事業所に限らず、複数拠点で同じ電話番号による通話を叶えられるのです。
ここからはさらに、複数拠点で同じ電話番号を使うことのメリットをご紹介していきましょう。
取引先やお客様を待たせることが少なくなる
電話を取れる場所が限られていることによって「せっかく電話をかけたのにつながらない！」というストレスにつながってしまうことがあります。
例えば店舗や事業所の定休日、社員が出払っているタイミング、ほかの顧客対応をしているときなどです。
こうしたできごとが増えてしまうと、取引先やお客様を待たせてしまい、不信感につながってしまいます。
ところがクラウドPBXを介することによって、複数拠点にて同時に着信に応えられるようになります。
オフィスに誰もいないタイミングで着信があった場合にも、別の場所や別の電話機で対応できるようになるでしょう。
また、自分が担当している仕事についての問い合わせが別の事業所へ届いても、比較的スムーズにとりつげるようになります。
あいだにほかの人が多く入って通話内容を引き継ぐと、齟齬も起きやすくなるものです。
しかしスムーズに取り次げる環境なら、お客様の伝えたいことがダイレクトに届き、すれ違いにくくなるでしょう。
社内コミュニケーションを円滑にできる
クラウドPBXによって複数の拠点で同時に発着信ができるメリットは、社外の人だけでなく社員にとっても少なくありません。
例えば、クラウドPBXがあれば内線電話によって社内のやりとりも無料で行なえるようになります。
これまで「ちょっとしたやりとりに内線電話を使うのは気が引ける」と感じていた人も、こまめに連絡をとるきっかけになるかもしれません。
社内コミュニケーションが円滑になれば、これまでに確認が足らずに起こっていたミスを防ぐことにもつながるでしょう。
離れた場所にある拠点の社員とは、どうしても関係が希薄になってしまいがちです。
事業所をまたいだ連絡を円滑にすることによって、社員同士の強固な関係性や結びつきを実現しやすくなるでしょう。
働く場所に縛られなくなる
クラウドPBXによって複数拠点で同じ電話番号を使えるようになるということは、オフィス電話に限らずさまざまなツールとの連携ができるようになるということです。
つまり、手持ちのスマホや携帯電話との連携もできるようになります。
スマホや携帯電話で、企業番号からの発着信ができれば自宅でもオフィスにいるときのような対応ができ、リモートワークもはかどるでしょう。
社内にいても、営業中で社外にいても、ほかの事業所にいても、そして自宅にいても通常通りに業務を進められることによって、働く場所にしばられなくなります。
まとめ
ひとつの電話番号に対しひとつの場所でしか対応できないと、お客様をお待たせしてしまったり、社内のコミュニケーションがおろそかになったりしてしまいます。
そんなときはクラウドPBXを利用し、複数拠点で同時に電話を受けられる環境を構築するとよいでしょう。
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