会社用のスマホ・携帯は必要？コスト削減のためにすべきこと
2021.03.05更新
プライベート用のスマホや携帯電話とは異なる「会社携帯」を保有しているビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。
一方で「本当に必要なものなの？」と疑問を感じることもあるでしょう。
今回は、会社用のスマホや携帯電話に注目してメリットやコストを削減するコツについて解説していきましょう。
会社用のスマホ・携帯電話は必要？
営業先にいるときや外出しているときにも応対しやすくなる会社用のスマホや携帯電話は、自由な働き方を叶えてくれるアイテムです。
しかし、「オフィスにあるビジネスフォンでの対応ができればいい」という人にとっては、不要と思うかもしれません。
両方の電話を用意しておくとなると、その分コストもかかってしまいます。
コストを削減するのであれば、会社用のスマホ・携帯電話を残してオフィスにある固定のビジネスフォンをなくすという方法も検討すべきでしょう。
ここからは、そうした方がよい理由と、会社用のスマホ・携帯電話を活用することによるメリットについてさらに詳しくご紹介していきましょう。
場所や時間帯にとらわれずに対応できる
「オフィスにいるのは夕方以降の時間だけ」、「リモートワークをしたいが、電話に出るためにはオフィスにいないといけない」
……こんな風に、オフィスの固定電話しかないと働く場所や時間にとらわれてしまうこともめずらしくありません。
しかしスマホや携帯電話をメインの電話にすれば、これらにとらわれることがなくなります。
リモートワークがはかどるきっかけにもなり、業務効率化にもなるでしょう。
経費の削減につながる
会社用のスマホ・携帯電話をメイン電話機にして、オフィス電話を解約することによってコストを削減できます。
オフィスに備え付けのオフィス電話は、導入時に工事費用や設備費用がかかります。
さらにスマホや携帯電話も契約するとなると、費用はさらにかさんでいくでしょう。
新入社員が増えれば、そのたびに新たな設備を増やさなければいけなくなります。
しかしスマホ・携帯電話をメインで使うようにすれば、オフィス電話を設置する必要がなくなり、その分の経費も使わずに済みます。
細かな情報を社内で共有しやすくなる
オフィスに設置されるような一般的なオフィス電話は、基本的には通話や転送のためだけの装置となります。
それに対しスマホ・携帯電話は、電話だけでなく、メールや添付データ、スケジュールといった多くの情報を一括で管理できるようになります。
自分が確認するのはもちろんのこと、顧客にまつわる重要な情報についてもすぐにバックアップし、社内のほかの社員と共有できます。
「オフィスに帰ったらやろう」と考えていても、忙しい中ではついつい忘れてしまうこともありますよね。
しかし、スマホ・携帯電話を使ってリアルタイムで業務ができれば、ミスを減らし迅速な対応を叶えやすくなります。
ほかの社員と共有すべきデータを取りこぼすミスも起きにくくなるでしょう。
取引先やお客様に電話番号を伝えるストレスがない
取引先やお客様からの信頼を獲得するためには、できるだけつながりやすい電話番号を共有しておきたいですよね。
オフィスの固定電話の番号を伝えたものの、本人は出先にいるケースがほとんどで誰かに取り次いでもらわなければならない……となると、不信感にもつながりかねません。
かといって、プライベート用のスマホ・携帯電話の電話番号を伝えるのは抵抗があるでしょう。
情報漏洩のリスクなども、どうしても気になってしまうのではないでしょうか。
そんなとき、会社用のスマホ・携帯電話があればプライベートの番号と区別でき、また本人へつながりやすい番号を共有できます。
取引先やお客様も、なにかあったときはすぐにこの番号へ連絡すればよいという安心感を得られます。
一度取引をした相手のケアやアフターフォローをしっかりしていきたいなら、必要な心遣いと言えるでしょう。
会社用のスマホ・携帯電話をメイン利用するには
「オフィスには電話が必要不可欠」と考えている人も多いかもしれませんが、クラウドPBXを利用すれば効果的にスマホ・携帯電話を使えるようになります。
クラウドPBXとは、通話などの機能をつかさどる主装置「PBX」をクラウド上で管理する方法です。
クラウドPBXを活用すれば、オフィス内で電話を使うためにわざわざ回線工事をしたり、オフィス電話の装置を用意したりする必要がありません。
通話にはインターネット回線を使うため、オフィスの移転や引っ越しをするときにも工事不要で、どこにいても自由に通話機能を使うことができます。
このサービスとスマホや携帯電話を組み合わせれば、社員一人ひとりにオフィス電話を用意する必要がなくなるでしょう。
さらにパソコンからも音声電話やテレビ通話などの機能が使えるようになります。
オフィス電話がなくとも取引先やお客様と円滑なコミュニケーションをとることができ、それどころかオフィス電話では利用できないサービスを活用することでさらなる業務効率化につながるでしょう。
まとめ
会社用の携帯電話を一台用意すれば、オフィス内に備え付けのビジネスフォンがなくとも取引先やお客様との円滑なコミュニケーションを実現しやすくなります。
クラウドPBXを使って、コストを削減しながらオフィス内でも外出先でも通話できる環境の構築を目指してみてはいかがでしょうか。
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