携帯電話・スマホの内線化とは？得られるメリットを解説
2021.03.09更新
ビジネスで利用する通信機器にはさまざまな役割がありますが、社員同士のコミュニケーションを円滑にする内線機能は特に重要なサービスと言えるでしょう。 内線機能は、携帯電話やスマホを通じて利用することも可能です。 そこで今回は、携帯電話やスマホを内線で使うときの魅力やメリットについて解説していきましょう。
工事や立ち合いがいらない
オフィス内にビジネスフォンを設置するにあたって、通信機能の核となる「PBX」を設置する必要があります。 PBXは通信機能を担っているので、社内にPBXを設置することによって内線・外線・保留などさまざまな機能が使えるようになります。 便利な機能ではあるのですが、設置にあたっては工事が必要不可欠です。 新しくオフィスを開設するときには工事業者に来てもらい、立ち合わなければならないためどうしても時間や手間がかかってしまいます。 内線工事は企業の休日に行われることが多いことから、社員に休日出勤を強いることにもなるでしょう。 しかし、携帯電話やスマホを内線として使うのならばPBXの設置が不要になります。 もちろん工事や立ち合いも必要なく、面倒な作業を抜きにして内線が使えるようになります。 オフィス内にPBXを設置する必要がないため、オフィス内のレイアウトが縛られることもなくなるでしょう。 「電話線の位置を考えたら、ここにこの棚やインテリアを置くのは難しい……」といった悩みもなくなり、スッキリしたオフィス作りができるようになります。
外回りが多い仕事でもやりとりが楽
オフィス内のビジネスフォンで内線のやりとりをしていると、どうしても「一度オフィスに戻らないと、社内のコミュニケーションがしづらい」という状態になってしまいます。 職種によっては外回りやお客様対応をしている時間が長くなると思いますが、そうした時間は必然的に内線を受けられなくなってしまうでしょう。 内線転送ができないとオフィスにかかってきた電話をとった人は「担当者は今外しておりますので、再度おかけします」というように対応しなければならず、お客様や取引先をお待たせしてしまいます。 しかし、携帯・スマホを内線として使うことができれば、外回りの多い人でも、オフィスへ帰らずとも外出先で対応が可能です。 オフィスでの作業が少ない企業や、直行・直帰の多い職種であれば、オフィス電話を設置せずに携帯やスマホのみで社内外とコミュニケーションをとってもよいでしょう。 もちろん、オフィス電話が必要な環境であれば、携帯・スマホとは別にオフィス電話を設置してもかまいません。 このように、業務形態や使い勝手にあわせて電話のありかたを考えられるのも、大きな魅力と言えます。
コスト削減につながる
携帯やスマホを内線化することによって、通信料金のコスト削減につながります。 内線化ができていないスマホを使う場合、内線通話をするたびに料金がかかってしまいます。 しかしながら、スマホを内線化すれば世界中のどこにいても、内線の料金はかからなくなります。 内線の金額は、一つひとつは他愛ないものであっても積み重なると月々のコストを大きく圧迫することになってしまうでしょう。 かと言ってスマホでのやりとりをなるべく少なくしようとすると、社内のコミュニケーションが減ってしまいかねません。 ビジネスの基本とされている「報告・連絡・相談」を怠る原因にもなりかねず、積み重なるとトラブルの引き金にもなります。 内線であれば、外線のように逐一通話料金がかかることはなく、小さなことでもすぐに報告し合える環境を構築できるでしょう。
クラウドPBXならスマホの内線化が簡単にできる
クラウドPBXとは、従来はオフィス内に設置されていたPBXを、クラウド上で管理できるシステムのことです。 クラウドPBXであれば工事の必要はなく、設定次第でスマホの内線化も簡単に実現できます。 社内用のスマホを導入する場合はもちろんのこと、プライベート用スマホをそのまま使うケースであっても専用アプリをインストールするだけでとても手軽に内線化できます。 スマホだけでなく、ビジネスフォン、IP電話端末、パソコンなどインターネットにつなげて通話が可能な端末であれば、さまざまな環境でひとつのオフィス番号を活用できます。 リモートワークがはかどるきっかけにもなりますので、この機会にクラウドPBXの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ
携帯やスマホを内線化すれば、これまで当然のことと考えていた「オフィスに行かなければオフィス電話を使えない」、「オフィスのレイアウトはPBXの装置に左右される」といった常識が変わるかもしれません。 工事も必要なく、コストカットにつながるとあれば、ぜひ活用すべきサービスと言えるでしょう。 クラウドPBXの活用によって、携帯やスマホの内線化は簡単にできますので、導入を検討してみてはいかがでしょうか。