テレワーク導入のためにすべきこととは？必要な準備や決めておきたいこと
2021.03.25更新
新型コロナウイルスの影響により、これまでの働き方を変えざるを得なくなることも多いのではないでしょうか。 そして新たに、リモートワークやテレワークをはじめなければならなくなった企業も、多いはずです。 スムーズな業務を実現するためにも、テレワークを導入するときに準備すべきことをご紹介しておきましょう。
あらかじめ決めておくべきことを確認しよう
テレワーク導入前には、労働時間や給与の算出方法など業務を進める上で必要な内容について、あらかじめ決めておかなければいけません。 例えば労働時間については、これまでと同様に定時を設けるのか、裁量労働制を導入するのかといった点も変わってくるでしょう。 定時を設ける際には、どのようにして出退勤を管理するかも決めなければいけません。 朝礼を行うのと同じように、毎日同じ時間にチャットルームにアクセスしてもらうなど、全員の出退勤を確認できる環境を作りましょう。 評価体制についても、従来のままでは機能しない可能性があることから改めて構築する必要があるかもしれません。 さらに、規定の労働時間を厳しく設定するのではなく柔軟に対応するフレックスタイム制を導入するという手もあります。 フレックスタイム制では、その中でも必ず出勤していなければならないコアタイムを設定しますので、あわせて決めておきましょう。 そして、テレワーク時に万が一事故が起こった場合には、労災保険を適用するか否かという問題もあります。 こうしたポイントが不透明であると、社員にとって働くモチベーションが下がることにもつながりかねません。 事前に決定し、ファイルや書面にまとめて社内で共有しておきましょう。 あわせて、テレワークへ移行する目的やねらいを確認しておくことも忘れないようにしましょう。 社内で同じ感覚を共有しておくと、テレワークという離れた環境でも統率をとりやすくなります。
テレワークにあたって決めておくべきルール
テレワークを実施するにあたって、共有するルールの確認も非常に重要です。 例えば「どのような通信機器、通信回線、アプリケーションを利用するか」といったルールです。 職種や社員の自宅の環境によっては、テレワークの導入時にすれ違いが起きてしまうこともめずらしくありません。 まずは自宅における通信環境や機器のスペックを確認した上で、無理なく業務を進めるためのツール選定を行いましょう。 もし、自宅に通信環境がない社員がいれば、Wi-Fiルータの貸し出しなども含めてサポートしなければいけないかもしれません。 どのように申告すればいいのかもあわせてルールとして利用環境や条件を決定し、きちんと共有することによって、社員へスムーズに周知されるでしょう。 業務にあたって必要になる資料郵送の費用や消費水道光熱費用についても、よく確認してください。 全額を企業が普段するのか、決められた額を支給するのか、またその場合はどのように申請・請求するのかといった点も、ルールとして定める必要があります。 また、実際の業務に移ってから「こういうときにはどうすればいい？」という課題が新たに出てくることもありますので、常に柔軟に対応できる環境を構築しておきましょう。
ネットワーク環境を整備するために準備したいもの
テレワークを実施するためには、自宅のネットワーク環境を充実させなければいけません。 オフィスの環境をいかにして自宅へ移行するかが、スムーズな業務のために重要なポイントとなるでしょう。 インターネットに接続可能なパソコンやタブレット、スマホなどはもちろんのこと、FAXやコピー機が必要であればどのように導入するか、誰が担当するか決めるべきでしょう。 環境構築にあたって、会社で社員一人ひとりに携帯電話やスマホを渡しているのであれば、テザリングを活用するという方法もあります。 リモートデスクトップ方式を使うなら、自宅のパソコンからオフィスのパソコンのデスクトップ環境を利用できるようにする必要もあります。 おおまかな方式や環境が決まったら、通常業務のための使用ツールも選び、社員へインストールを促し準備していきましょう。 チャットシステムやグループウェアのように、社員同士のコミュニケーションのためのツールだけでもたくさんの種類があります。 文字だけのコミュニケーションだけでなくビデオ会議も行いたいのであれば、「Zoomミーティング」や「Microsoft Teams」といったビデオ会議ツールも必要になります。 あわせて選定し、準備しておきましょう。
クラウドPBXならテレワーク環境の構築が楽に
クラウドPBXとは、通信機能をつかさどるPBXをクラウド上で管理するシステムのことです。 通常のPBXは、工事を行いオフィス内に設置するため、オフィスの外でシステムを使うことはできません。 しかしクラウドPBXであれば「オフィス内」という場所に縛られることなく、テレワーク中にもパソコンやスマホを通じて企業の電話番号や通信システムを利用できます。 社員同士のやりとりも内線として扱われるため、通信料金がかかることもありません。 幅広い分野で、業務効率化に貢献してくれるでしょう。
まとめ
テレワークを導入するためには、自宅での勤務に関連してあらかじめ決めておかなければならないことがたくさんあります。 社員の自宅における通信環境も確認し、必要に応じて機器の貸し出しを検討しなければならないこともあるかもしれません。 クラウドPBXなら、自宅からでもオフィスの電話番号をはじめさまざまな機能を使えるようになりますので切り替えてみてはいかがでしょうか。