テレワーク化のやりとりや在宅のスタッフ電話の取りつぎ方法は？利便性を向上するには
2021.04.08更新
テレワーク、リモートワークという働き方を新たに導入した企業は少なくないのではないでしょうか。 通勤を避けることによって安全かつ快適に業務を進められる一方で、テレワークへ移行したことによる弊害もあるはずです。 今回は、在宅勤務における「電話の取りつぎ」にまつわる課題とその対処法について、解説していきます。
テレワークにおける「コミュニケーション」という問題
テレワークという働き方が一般化することによって、便利になる点もあれば新たに浮き彫りになる問題もあります。 主な問題のひとつとして挙げられるのが「コミュニケーション不足」です。
社員は、オフィスという同じ空間で過ごす時間が長くなれば、必然的に社外の人に比べコミュニケーションをとりやすくなるものです。 たとえ営業などの外回りが多い仕事であっても朝礼や会議、引き継ぎ内容や連絡事項をまとめたノートや書き置きを通じて、容易にやりとりができます。 しかしテレワーク環境では、たとえ社員同士であっても直接顔を合わせることは難しくなり、自然とコミュニケーションもとりにくくなってしまうでしょう。
さらに、社内で完結するやりとりではなく、取引先企業やお客様も交えたやりとりとなると、ますます難しくなってしまいます。 社員のみのコミュニケーションであれば、チャットシステムを活用したり、クローズドなネットワーク環境を作ってその中でやりとりをしたりとさまざまな展開が可能です。 しかしテレワークにおける外部の方も交えてのやりとりとなると、担当者を間違えずにしっかり取りつげる環境を構築しなければいけません。
オフィス内のように内線を使える環境であれば、内線に切り替えることですぐに別の社員へ取りつぐことができます。 しかしテレワーク環境では担当者への電話がつながらない可能性もあり、と取引先の相手を待たせてしまうこともめずらしくありません。
テレワーク中の取りつぎの問題はどう解決する？
テレワーク中、電話の取りつぎをはじめとしたコミュニケーションをきちんと行うには、あらかじめ社員にオフィス電話の応対ができるシステムを用意し、共有しておくことが大切です。
多くの企業が導入している事例には例えば、オフィス用のスマートフォンや携帯電話の支給があります。 オフィス用のスマホや携帯電話があれば、テレワーク中はもちろんそうでないタイミングでも「オフィスに帰らないと連絡をとることができない」という不自由な状態になりません。
営業中でも、取引先やお客様のもとを訪問しているときでも、移動中でも、タイミングを見ながら社内外の人と連絡を取れるようになります。 頻繁に連絡を取る取引先であれば、担当者の携帯番号をあらかじめ伝えておけば、わざわざ取りついでもらわなくとも直接連絡ができスムーズな対応が叶います。
あいだにほかの人が入ることによって、話を聞き漏らすこともありません。 もちろん社内でコミュニケーションを取るときも、個人の番号にかければ内線の代わりになります。 設定によっては、オフィスの代表電話にかかってきた電話を個人のスマホや携帯電話へ転送することもできますので、テレワークを活性化させるシステムとなるでしょう。
テレワーク用の便利なシステムを導入するには
オフィス用のスマホ・携帯電話に代表番号を設定したり、内線化したりするためにはクラウドPBXを活用しましょう。 PBXとは「Private Branch Exchange」の略で、企業における電話機能をつかさどる装置です。
多くの場合、この装置はオフィス内に設置されています。 「オフィスを移転した際に、PBXを設置するための工事に立ち会った」という経験のある人もいるのではないでしょうか。 そしてクラウドPBXとは、インターネットのクラウド上で機能を管理することによって、社内に装置を設置したり工事したりする必要のなくなるシステムのことです。
利用時にもインターネットを経由するため、オフィスにいなくとも、自宅でも外出先でも電話機能を使えるようになります。 ビジネス用のスマホや携帯電話はもちろんのこと、IP電話、通話アプリを導入したパソコンなどからも電話可能なため、オフィスに電話機を設置する必要がありません。 クラウドPBXを介せば取りつぎもスムーズになり、テレワークでのコミュニケーションが活発になるでしょう。
クラウドPBXの「Circle(サークル)」でテレワークの課題を解決
クラウドPBXのCircle(サークル)は、工事不要で導入できるサービスです。 現在、従来のPBXを利用しているという企業も、スムーズに移行できテレワークや拠点に縛られない働き方に貢献するでしょう。
通常の通話のほか、ビデオ通話やチャットなどのサービスも利用できるため社内外のコミュニケーションに役立ちます。 テレワークの環境下での「Web会議をしたい」といった要望にも応えられるため、さまざまなシーンで活躍するでしょう。 導入の流れや費用をお問い合わせのもと、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ
今や、テレワークでも通常の業務と変わらずに働ける環境を構築することは必要不可欠です。 スマホや携帯電話の導入をはじめ、通信環境を見直すことですべての社員にとって魅力的な環境を目指しましょう。 クラウドPBXのCircle(サークル)は、よりよい企業活動に貢献しますので、この機会に検討してみてはいかがでしょうか。