弁護士事務所の電話システムが抱える課題と対策！クラウドPBXのCircle(サークル) の特徴
2021.04.13更新
弁護士事務所では、多くの依頼者とのやりとりが必要不可欠であることから、電話システムについて不便だと感じることがあるかもしれません。
そこで今回は、弁護士事務所で起きやすい電話関連のお困りごとと、その対処法について解説していきます。 現在の電話システムに不満があるときや、今後さらに使い勝手のいいシステムへ変更していきたいとき、ご参考ください。
弁護士事務所で起きやすい電話関連のトラブル
弁護士事務所では、ほかの分野の事業所に比べて通話やコミュニケーションを求められるタイミングが多い傾向にあります。
だからこそ、ほかの事業所に比べて電話システムのトラブルも起きやすいと言えます。 例えば「電話がつながりにくい」というトラブルです。 どうしても代表に宛てた電話が多くなることから「いつかけてもつながらない」、「メールでは見落とされてしまいそうな急ぎの要件なのに、電話も出てもらえない」という不満につながってしまうこともあるでしょう。
大事なときに連絡がつかない状態が続けば、弁護士事務所としての信頼にも影響を及ぼします。 また、コロナ禍においては通常通りの面談を行うことが難しいケースもあるのではないでしょうか。
通常、弁護士と依頼者の面談は時間を指定したうえで事務所に来てもらうなどして対面で行われますが、コロナ対策の観点から考えると、遠方に住んでいる可能性もある依頼者にわざわざ事務所まで来てもらい、面談するのは現実的でありません。
そうした場合、通話での面談ができれば比較的スムーズに対応できるはずです。
弁護士事務所で取り入れるべき機能
弁護士事務所で想像される電話関連のトラブルを参考にした上で、取り入れるべき機能、あると便利な機能についても考えてみましょう。
まずは、複数の社員やスタッフが代表番号での発着信可能となるサービスです。 弁護士事務所のように、不特定多数の人から多くの電話がかかってくる業種では、電話機が一台しかない、一人が話し中ならほかの通話は受けられないという状態は避けたいものです。
あわせて、代表や担当者が外出中であってもスムーズに取りつげるシステムがあるとよいでしょう。 担当者が不在のたびに「改めてご連絡いたします」と着信を切り、かけ直していればどうしてもスムーズなコミュニケーションは叶いづらくなります。
近年、テレワークの需要が高まっているからこそ、場所にとらわれずに業務を行える機能は必要不可欠といえるでしょう。 さらに通話だけでなく、チャットシステムやWeb会議にも対応していると、依頼者との面談も行いやすくなるはずです。
弁護士事務所における電話のトラブルを解決する方法
こうした便利な機能を、一つひとつ契約して利用していく……となると、手間がかかるうえ費用面でも不安に思うのではないでしょうか。 しかし、クラウドPBXを活用すればこれらのトラブルを一括で解決し、便利なサービスをまとめて利用できるようになります。
クラウドPBXとは、通常、工事をしてオフィス内に設置することによって使えるようになる通話装置をクラウド上で管理するサービスのことです。 例えば「事務所の代表番号をスマホや携帯電話から使う」、「オフィスにいない相手へ転送する」、「チャットやWeb会議を行う」といった機能が使えるようになります。
テレワーク環境でのやりとりや対面を避けた面談にも活用しやすくなります。 設定次第で、弁護士事務所にとって便利な使い方ができるでしょう。
クラウドPBXのCircle(サークル)の特徴
クラウドPBXの「Circle」は、前述のような特徴にくわえさまざまな魅力を兼ね備えています。 例えば、SalesforceをはじめとしたさまざまなCRMとの連携機能です。 Outlookのスケジュールと連携すれば、面談が立て続いているときにでも予定を確認しやすくなることから、スムーズに対応できるでしょう。
さらに、映像つきのWeb会議ができるほか、デスクトップ共有、ホワイトボードやファイル共有もできます。 社内外における綿密な話し合いやコミュニケーションが必要な場面でも、とても重宝するでしょう。
またインターネットFAX機能も上手に活用すれば、事務所に届いたFAXを外出先で確認する事も可能です。 もちろん、やりとりする内容が外部へ漏れないよう、セキュリティ管理にも十分こだわっています。 弁護士事務所という、とりわけ守秘義務を重んじる職種でも、安心して使うことができます。
まとめ
弁護士事務所における電話機能は「いつでもきちんとつながること」や、「対面での面談が難しい環境でも通常通りの対応ができること」が重要です。 外部からの連絡も多いからこそ、いかにしてストレスフリーな電話環境を整えるかが信頼にもつながるでしょう。 クラウドPBXのCircle(サークル)を活用することで、ますます仕事が効率化する快適な環境を構築しましょう。