バーチャルオフィスの電話機能は使える？低コストのクラウドPBXとの違いは？
2021.04.20更新
近年、低コストで事業所の拠点を作ることができる「バーチャルオフィス」や「コワーキングスペース」の需要はますます高くなっています。 一方で、提供されるサービスについては場所によっても異なり、またその内容も不十分に感じられることがあるかもしれません。
事業活動では「電話番号」を入手し、取引先やお客様と共有することは必要不可欠ですが、その点に対してうまく機能するのか不安を覚えている人もいるのではないでしょうか。 今回はバーチャルオフィスやコワーキングスペースにおける「電話」の問題に焦点をあててご紹介します。
バーチャルオフィスやコワーキングスペースで「電話」はどうする？
独自のオフィスを構えずとも事業活動を進めやすくなるバーチャルオフィスやコワーキングスペースは、今やビジネスパーソンになくてはならない存在ではないでしょうか。
施設にもよりますが、多くのバーチャルオフィスやコワーキングスペースでは、電話サービスの契約ができます。 例えば、「オフィス・スペース側がすでに用意している電話番号を共有できる」というサービスです。 このサービスでは、提供された番号を使って発着信ができるようになります。
オフィスやスペースにはすでに電話機が用意されており、こちらも自由に使うことができます。 そのため名刺や企業のホームページにも提供された番号を記載して、すぐに連絡がとれる状態にできるでしょう。 一方でデメリットとして、費用が比較的高額になりやすいことが挙げられます。
電話サービスのみに焦点を当てて考えれば「一般的なオフィスを借りて、自分で契約したほうが安い」と考えられるケースもあるかもしれません。 続いて「転送電話サービス」を展開している施設もあります。
こちらのパターンでは、着信専用の番号を共有され、かかってきた電話をご自身のスマホや携帯電話へ転送することになります。 デメリットとしては、あくまで転送専用であることから発信ができないことや、複数人からの電話がかかってきたときに同時に受けることができなくなることがあります。
バーチャルオフィス・コワーキングスペースで提供されているサービスのメリットとデメリット
改めて、多くのバーチャルオフィスやコワーキングスペースで提供されている電話サービスのメリットとデメリットをまとめていきましょう。 メリットとしては、オフィスやスペースを契約したときにオプションのように設定できることから、手間がかかりにくいことが挙げられます。
「自分で契約したり、設定したりするのは面倒」と考えている人にとって、とても楽に感じられるでしょう。 場合によっては電話機がすでに設置されていることもあり、自分で用意しなくてもよいのも魅力です。 一方でデメリットとしては、費用が高くつきやすいことが挙げられます。 電話サービスをオプションでつける場合の金額は、電話を使う頻度に関係なく月々必ずかかってしまうので、財布を圧迫するかもしれません。
さらに通話料についても、割高な傾向にあります。 通常の電話と比べ二倍、三倍の金額になることもありますので、契約前にしっかり確認しておくことをおすすめします。 費用のほかには、オフィスやスペースを退出する際に融通がきかないという点も挙げられます。 将来的に、バーチャルオフィスやコワーキングスペースを出て、専用オフィスを出ることもあるのではないでしょうか。
その際は当然ながら、現在使っている電話番号を手放すことになります。 取引先やお客様にもアナウンスをし、名刺なども作り直さなければならず、非常に手間がかかります。
おすすめは「クラウドPBX」
バーチャルオフィス・コワーキングスペースで使う電話サービスを検討しているのであれば、クラウドPBXの利用をおすすめします。 そもそもPBXとは、ほとんどのオフィスに設置されている電話関連サービスのことです。
例えばオフィスでは、代表番号と呼ばれる企業の電話番号に電話をすれば、複数のデスクに設置されている電話機から発着信ができますよね。 まさに、こうしたシステムを担っている主装置がPBXなのです。 従来のPBXは、工事をしてオフィスに設置することによってはじめて使えるようになります。
それに対しクラウドPBXは、インターネット上で管理するため工事不要で同様のサービスを使えるようになるシステムです。 基本的な設定はインターネット上で完結するため、バーチャルオフィスやコワーキングスペースでも活用できるのです。
クラウドPBXの魅力
クラウドPBXの魅力として、コストダウンにつながりやすいことが挙げられます。 前述の通り、オプションとして利用する電話サービスは割高になりやすいのですが、クラウドPBXを介した電話ならば料金を抑えることができます。 設定次第で複数人の発着信ができ、例えばスマホや携帯電話に設定すれば外にいるあいだも代表番号を利用可能です。
発着信する場所を限定されないことから、今後働く場所が変わっても問題ありません。 バーチャルオフィスやコワーキングスペースを出てからでも、同じ番号をスムーズに使い続けることができ、取引先やお客様とのトラブルも起きにくくなるでしょう。 さらにチャットサービスやWeb会議のシステムも利用できることから、働きやすい環境の構築に広く貢献してくれるはずです。
まとめ
バーチャルオフィスやコワーキングスペースにはさまざまなサービスやオプションがあり働きやすさにつながりますが、本当に必要か否かきちんと見極めることも重要です。 電話関連のサービスは、内部の人だけでなく取引先やお客様も付き合わせることになるからこそよく検討すべきでしょう。 クラウドPBXのCircle(サークル)は、縛られない働き方をかなえる皆様の味方となるはずです。