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テレワーク導入時に見直したい「就業規則」のルールや注意点

2021.05.25更新

テレワークを導入するにあたって、まずはテレワークができる環境を整えることが肝心です。 その際に行いたいのが、就業規則の見直しです。 改めて確認しておくべきポイントをご紹介していきますので、一つひとつチェックしてみてください。

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テレワーク導入時に新しい就業規則は必要?

テレワークを導入するにあたって「基本的な業務内容はこれまでと変わらないのだから、就業規則を変える必要はないだろう」と考える人もいるのではないでしょうか。

しかし実際は、テレワーク時にしか発生しない負担や、通常業務とは異なる業務体制も生まれてくるでしょう。 その際には、トラブルを招かないためにもやはり就業規則の変更が必要です。

次のようなポイントを意識し、確認してみましょう。 ◇始業時間、就業時間といった労働時間の規定 ◇業務に際して発生する通信費など費用にまつわる規定 上記の内容で改善が必要な部分があれば、すぐに決めなおすべきでしょう。

テレワーク勤務においても労働基準法などが適用されるため、労働条件をきちんと定めておかなければ法律違反などのトラブルの引き金になりかねません。

テレワーク勤務の条件規定例

テレワーク勤務では、業務内容ごとに勤務規定が設けられます。 具体的には自宅で業務を行う「在宅勤務規定」、自宅ともオフィスでもない場所を選ぶ「サテライトオフィス勤務規定」、前述の二つ以外で、情報機器を使って業務を行う「モバイル勤務規定」があります。

例えば自宅での業務を推奨するのであれば「在宅勤務規定」を定め、対象者を規定しましょう。

対象者の規定例には「在宅勤務を希望する者」、「継続〇年以上で自宅でも円滑に業務を遂行できる者」、「育児や介護等の理由によって出勤が難しい者」が挙げられます。 あわせて「自宅の通信設備が整っていること」などの条件を設定してもよいでしょう。

テレワーク勤務における労働時間の規定

テレワークにおいて、出退勤や労働時間の管理は悩みの種となるでしょう。 まずは、労働時間を通常勤務と同様にするのか、新たに規定するのかといった点から考えはじめます。

例えば、テレワーク時にはより自由度の高い「フレックス制」を導入するのもひとつの手です。

フレックス制では、必ず出勤しなければならない「コアタイム」を設け、前後の時間の労働については従業員にゆだねることができます。 また、労働時間の算定が難しいときには「みなし労働時間制」を導入するのもよいでしょう。

業務内容によっても適切な体制は違いますので、最適な方法を検討しましょう。 出退勤の管理についても、あらかじめ就業規則内で定めておきます。 「電話、メール、勤怠管理システムのいずれかによって報告しなければならない」と定めておくことで、労働管理方法を定め、周知できます。

テレワーク勤務における給与の規定

基本的に、テレワークだからといって基本給を減額することはできません。 手当等についても同様です。

ただし「通勤手当」については、出勤が少なくなれば不要になることから、就業規定で定めるとよいでしょう。

その際には「週に〇日以上自宅勤務をする場合、定額の通勤手当は支給せず、出勤日数に応じて往復の交通費を支給する」というように明記しておきます。 通信費などの費用について、会社負担するときにはその旨を規定します。

もしくは「在宅勤務者が負担する費用のうち月〇円を支給する」というように規定してもよいでしょう。

テレワークの導入時にはクラウドPBXを

テレワーク導入のための就業規則が定まったら、テレワークをはじめるために必要なシステムの用意もしなければいけません。

テレワークをはじめるには通信環境が必要不可欠ですが、オフィス内にいなくともオフィスと同様に必要な業務に注力できる環境を構築するには、クラウドPBXを活用しましょう。

クラウドPBXとは、本来オフィス内に設置する通信機器である「PBX」をインターネット上で管理するシステムのことです。 クラウドPBXの大きなメリットとして、オフィスにおらずとも企業の通信機能を利用できるようになることが挙げられます。

企業の代表電話番号をスマートフォンや自宅のパソコンから利用できるようになり、取引先やお客様とも変わらずに対応できるのです。 「電話番として、オフィスに常に人がいなければいけない」、「連絡をするためだけに出勤する」ということもなくなるでしょう。

内線システムやチャットシステム、WEB会議システムも利用できることから、出勤できないあいだにも社員同士のコミュニケーションが円滑にできるでしょう。 クラウドPBXの導入を検討しているときには、便利な機能を兼ね備えた「Circle」をご検討ください。

まとめ

これまでテレワークを実施していなかった業種では、導入にあたって見直さなければならないことがさまざまあります。

とりわけ就業規則は、その後のテレワークの基準となる可能性があるからこそ、随時アップデートしていくものではありますがあらかじめしっかり決定しておくべきでしょう。 クラウドPBXの「Circle」が、スマートなテレワーク導入を助けてくれるはずです。

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