オフィスの引っ越しではビジネスフォンの移設に注意！楽にするコツは？
2021.06.17更新
オフィスを引っ越しする際、ネックになるのが通信関係ではないでしょうか。 必要な手続きが多く煩雑に感じられ、かつミスがあると取引先やお客様から「さっきからずっと電話をかけているのにつながらない」というトラブルにもつながりかねません。
今回は、オフィスの引っ越しに際してスムーズに移設する方法を解説していきます。
オフィス引っ越しの際に注意したいビジネスフォンのこと
オフィスの引っ越しを行うとき、ビジネスフォンの移設手続きは非常に重要となります。 というのも、正しく手続きができていないと「社内外のやりとりが一切できない状態」に陥りかねないためです。
トラブルを避けるためには、ビジネスフォンを移設するために必要な準備をしっかり行っておきましょう。
まずは、現在のビジネスフォンの契約状況を確認します。 工事業者への依頼にあたって、必ず求められる情報ですから「わからない」となると手続きに時間がかかってしまいます。 必ず、よく確認しておきましょう。 続いて、その後の電話番号についても確認します。
引っ越し先によっては、移転先で同じ電話番号を使い続けることができないこともあるため、通信会社に変更しなければならないか確認しておきましょう。 もし電話番号の変更が必要となる場合は、名刺やホームページの変更などの作業が発生しますので、早めに確認をしておきましょう。
さらに新オフィスでは、どのようなレイアウトにするかもあらかじめ決めておくとよいでしょう。 通信システムは、PBXと呼ばれる主装置をオフィス内に設置する必要があります。 そこから配線し、一人ひとりのデスクまで線を引っ張ってはじめて個人のデスクにある電話機が使えるようになるのです。
そのため、レイアウト案が決まっていないと電話を使いづらくなる、動線が確保できなくなる、またレイアウトを変更することになるといったトラブルが起きてしまいます。
引っ越しに必要な具体的な作業とは？
注意点に配慮し、いざ引っ越しのための作業に移る際には、工事業者を選び依頼をします。 工事業者は、確認しなければならないことが多いために見積もりの依頼を出してから実際に見積もりがくるまでに時間がかかってしまう可能性があります。
そのため、引っ越し予定日の近くになってようやくビジネスフォン関係の手続きに着手するということがないように、早め早めに対応しておきましょう。 目安としては、だいたい1か月以上前に見積もりや相談をはじめるとよいでしょう。
また、損をせずに工事を進めるためにはいくつかの業者へ見積もり依頼を出して比較することが大切です。 業者をじっくり見極めたいなら、さらに余裕を持ったスケジュールで進めるとよいでしょう。
工事業者を決定したら、契約へ進んで、工事日などの詳細もすり合わせていきます。 工事当日は新オフィスで立ち会いをする必要がありますので、新オフィスにいつから立ち入れるのか、物件にまつわる契約内容も確認しておきましょう。
オフィス引っ越しに伴い、ビジネスフォンの見直しを検討しても
こうしてビジネスフォンの移設作業について考えていくと「大変だ」「面倒だ」と感じることもあるかもしれません。
そうしたときには、ビジネスフォンの見直しをするのもよいでしょう。 例えば、新オフィスで使用するビジネスフォンの台数は適切でしょうか？ 足りない、もしくは余剰が出てしまうということはないでしょうか。
日頃の通信費用についてはいかがでしょうか。 高く感じられていて「もっと節約できないだろうか」と考えていることもあるかもしれません。
回線についてはいかがでしょうか。 現状について不安を抱えていたり、別の回線を検討したくなったことはありませんか？ 引っ越しに伴い大掛かりな工事を行うことになるのならば、ビジネスフォンについて見直しをするのもひとつの手です。 結果的に、ビジネスフォンの見直しが引っ越し作業をスムーズにすることにつながるかもしれません。
引っ越し作業を楽にしたいならクラウドPBXへの変更も検討
スムーズにオフィスを引っ越ししたいなら、クラウドPBXの利用がおすすめです。 クラウドPBXとは、先ほど解説した「オフィスに設置する主装置」であるPBXを、クラウド上で管理するサービスのことです。 クラウド上で管理するということは、オフィスへの設置が必要ないということであり、引っ越しの際も工事は必要ありません。
PBXを設置して有線で個人のデスクまで引っ張る……ということもなくなります。 当然レイアウトに悩む必要もなく、制限なく自由なレイアウトを叶えられます。
条件によっては電話番号も変える必要がなく、取引先やお客様に周知されている番号と同じものを使い続けることができます。
まとめ
オフィス引っ越しの際には、重要なビジネスフォンの作業は一か月以上前から準備をしてください。 引っ越しが大変に感じられるのならば、この機会にビジネスフォンを見直すこともおすすめです。 Circleのクラウド型PBXなら、あなたのお悩みを解決します。