ビジネス＆プライベートのスマホ2台持ちは必要？コスト削減の方法は？
2021.07.15更新
ビジネスの現場で「スマホを2台持ち」している人は少なくありません。 しかし冷静に考えてみると「本当に2台持ちする必要があるのか？」「2台も管理するのが面倒」と不満を覚えることもあるのではないでしょうか。 2台持ちはなぜ必要になるのか、その必要性とともに改めて考えてみませんか？
「2台持ち状態」になぜ陥るのか？
ビジネスの現場で、スマホを2台持ちしている人はいまやめずらしくありません。 特に外回りの仕事が多い職種では、どこにいても連絡がとれるようにするためにはスマホが必要不可欠です。
近年はリモートワークの需要が高まったこともあり、オフィスにいなくても連絡を取り合える環境はなくてはならないものにさえなっています。 そしてスムーズなコミュニケーションのため企業側からスマホを貸与される場合に「ビジネス用のスマホ」と「プライベート用のスマホ」を2台持つことになります。
社員は管理しなければならないものが増えることから、面倒に感じてしまい、企業としてもスマホの費用がかさみ負担が多くなってしまいます。
「ビジネス用スマホ」が必要になる理由
「スマホを1台で管理したい」と考える社員も多いはずですが、そもそもなぜ企業は「ビジネス用スマホ」を用意するのでしょうか。
そこには、プライベート用のスマホをビジネスシーンで使うことに対する不安があります。 例えば、プライベート用のスマホで企業秘密や個人情報を扱うことに不安を覚える企業は少なくないでしょう。
もし情報が漏れてしまえば大きな損害にもなるからこそ、万全なセキュリティ対策を施したスマホを貸与することで解決へ導こうとするのです。 また、個人情報漏洩の問題は社員側も同様に抱えます。
プライベート用のスマホを使っていると、お客様や取引先にプライベートの電話番号を知られることになってしまいます。
すると休日や時間外にも仕事関係の電話がかかってくるなど、オンとオフの区別をつけにくくなるでしょう。 最悪の場合では悪用されてしまうケースもないとは言い切れず、またその責任や対処の仕方も社員個人に委ねられます。 企業の代表番号を保有していても、プライベート用のスマホからはその番号でかけられないことから、結果「電話をする用事のためだけに出勤する」という事態にもなるでしょう。
リモートワーク環境では不要な出勤となり、よい働き方とは言えません。 こうした理由を踏まえるとやはり「ビジネス用とプライベート用のスマホは変えたほうがよさそうだ」という結論に辿り着いてしまう人も多いのです。 ところが、便利なサービスを利用すればこうした課題をまとめて解決に導くことができます。
クラウドPBXを有効活用しよう
便利なサービスとは「クラウドPBX」です。
一般的に、オフィスにはPBXと呼ばれる装置が設置され、外線や内線といった通信サービスの中心を担います。 「電話工事」と呼ばれる工事をオフィスで行った経験のある方も多いと思いますが、そうした工事にはこのPBXの設置や配線が含まれます。 PBXの設置、ひいてはオフィスにおける電話の使用には工事が必須であるとされてきましたが、クラウド上でシステムを管理するクラウドPBXの場合には、設備の設置やそれに伴う工事はいりません。
場所にしばられなくなることから「企業の代表番号はオフィス内でしか使えない」というこれまでの常識もなくなります。 オフィス内に固定電話を設置する必要もなく、スマホを紐づければスマホからすべてのビジネス通話の対応ができるようになるのも大きなメリットです。
ビジネス用スマホはもちろんのこと、プライベート用スマホと紐づけることで、プライベート用スマホから企業の代表番号での発着信も可能になります。 スマホを2台持ちする必要もなく、2台持ちにストレスを覚えていた人も楽に感じられるでしょう。
プライベート用スマホでビジネス対応ができれば断然楽に
プライベート用スマホをビジネスで活用するときの不安については前述の通りですが、実はクラウドPBXを利用することで不安を解決へ導くことにつながります。 クラウドPBXにはチャットシステムやビデオ会議システムなど、社員だけで情報を共有するツールがあります。
こうしたサービスを活用すれば、外部サービスを利用する場合よりも情報漏洩のリスクを抑えやすくなります。 また、スマホから企業の電話番号で発着信ができるほか、事業所やほかの社員との内線もできます。
「固定電話でないと内線の取り次ぎができない」というイメージを持っている人も多いと思いますが、従来のシステムやサービスにしばられることなく利用できます。 内線は外線と違い費用も発生しないため、コストカットにもなるでしょう。
また「スマホだけでなくオフィスの通信機能もほしい」という場合には、パソコン版のソフトフォンも併用できます。 パソコンにソフトをダウンロードし、ヘッドセットを利用することでパソコンが固定電話代わりを果たしてくれ、オフィスでもスムーズなやりとりが叶います。
一般的なビジネスフォンのように配線する必要がなく、オフィスのレイアウトも限定されず経費を抑えながらすっきりとしたオフィスが実現できるでしょう。
まとめ
今や必要不可欠となったスマホは、ビジネスシーンでも重要な役割を果たします。 クラウドPBXを使ってスマホでできることを増やせば、2台持ちしなくともますます便利に使いこなせるでしょう。
クラウドPBXの「Circle」なら、もっと便利で利用しやすい環境を実現できますので、ご相談ください。