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自動音声案内システムとは?導入する方法とメリット

2021.07.28更新

大手企業やコールセンターで利用されている「自動音声案内システム」は、誰もが一度は耳にしたことがあるのではないでしょうか。

今回は、自社で自動音声案内を導入することを検討している企業のための情報をご紹介していきます。 よりよいサービスを実現するため、メリットや導入方法を確認してみてください。

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自動音声案内システムを導入しよう

自動音声案内システムとは、かかってきた電話に対し自動で対応してくれる音声案内のことです。 企業の窓口番号やお客様用お問い合わせ番号へ連絡したときに、音声案内を耳にしたことがある人もいるのではないでしょうか。

「◯◯の方は1を、◇◇の方は2をプッシュしてください」というアナウンスで、発信者は担当者に代わる前に大まかな要件や要望を確認してもらえます。 案内に沿って押した番号ごとに着信先が変わるので、企業はそれぞれの部署へ効率的につなぐことができます。

コールセンターを保有する企業で導入している例は非常に多いですが、近年では業種に関係なく、お客様からのお問い合わせのために自動音声案内システムを導入することもめずらしくありません。

自動音声案内システムはなぜ、どんなときに必要?

自動音声案内システムは、不特定多数のユーザーから電話がかかってくる企業にとって、便利なシステムと言えます。 自動音声案内システムを用意しておけば、かかってきた電話に対して「製品に対する意見か」「登録情報に対する意見か」「支払いに対する意見か」と事前に知ることができます。 これができないと、オペレーターが一から対応しなければいけません。

その場合、問い合わせたお客様はまずオペレーターに要件を相談し、担当者に代わったあとふたたび相談し……と手間がかかってしまいます。 どうしても不要な取次が多くなってしまい、事務や総務の担当者は、そのたびに自分がこなさなければならない仕事の手をとめることになります。

また、取次のためにはあらかじめ内線の番号や回線を割り当てておかなければいけません。 取次先の部署が多ければ、管理するのも大変な作業となるでしょう。 回線については増えるほどに費用がかかるという特徴もあり、コスト問題にも発展してしまいます。

電話関連の費用は毎月必ず発生するランニングコストですから、費用削減を目指している企業にとって大きな課題となるでしょう。 さらに、オフィス内の固定電話は基本的に同じオフィス内にある固定電話としか取次できません。 そのためほかの事業所や個人のスマホにつなぎたいときには一旦通話を切り、改めてかけ直す必要があります。

お客様をお待たせしてしまい、費用もさらにかさんでしまうでしょう。 こうした点は、自動音声案内システムを導入することで解決へ導ける可能性があります。

自動音声案内システムのメリット

自動音声案内システムによって、取次の手間をなくし業務の効率化を叶えられます。 事務や総務の担当者が「常に電話番をしなければならない」ということもなくなり、それぞれが自分の仕事に没頭しやすくなるでしょう。 そもそも「電話番」という役割自体不要になれば、「誰かが常にオフィスにいないと困る」という状況にもなりません。

出社の必要がなくなることで、リモートワークがはかどる社員もでてくるでしょう。 また、自動音声案内システムから担当者のビジネスフォンやスマホに直接つなぐシステムが定着すればコスト削減にもなります。

複数の回線を用意する必要もなく、担当部署ごとに新たな回線や電話番号を取得し、契約する必要がないためです。 発生するランニングコストを抑えやすくなるほか、電話番のための人件費も削りやすくなるでしょう。

また、時間外アナウンスやボイスメールといったサービスを組み合わせれば、ますます利便性が向上します。 お客様をお待たせする時間が少なくなったり、トラブル防止につながったり、さまざまなメリットを実感できるでしょう。

クラウドPBXの「Circle」を活用すれば簡単に便利なシステムを導入できる

自動音声案内システムをはじめ、便利なシステムを導入したいときにはクラウドPBXの導入を検討しましょう。 クラウドPBXとは、従来はオフィスに設置していたPBXという装置をクラウド上で管理するシステムのことです。

クラウド化することでオフィスにおける設置工事や配線の手間を省き、固定電話だけでなくスマホやPCの通話機能との連携を叶えます。 そのほかにも便利な機能が使えるようになり、前述のような自動音声案内システムのメリットも実感できるでしょう。

何より、クラウドPBXならオフィス内の固定電話だけでなく個人のスマホも内線化できるため、通話費用をかけずにますますスムーズな取次を実現します。 かかってきた電話を自動音声案内システムで受け、担当者のスマホ等に引き継げばあいだに入る人がいなくともスマートに担当者につなげられます。

クラウドPBXでは一括してシステムを利用できるため、複数のサービスを別個に契約し設定する必要もなく、業務の効率化を叶えられるでしょう。

まとめ

自動音声案内システムは、担当者へスムーズに引き継いでもらえるため電話をかけてきた側にとって非常に魅力的なシステムです。

そして企業にとっても業務の効率化やコストカットにつながる、能動的に導入したいサービスと言えます。 クラウドPBXの「Circle」で、便利なシステムを簡単に導入してみませんか?

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