ゲイトウェイ・コンピュータ株式会社

PBX

オフィスの固定電話をワイヤレス化したいとき、もっとも簡単に叶える方法

2021.08.18更新

携帯電話やスマホを扱うシーンが増えてきた中でも、まだまだ固定電話が現役という企業は多いものです。 一方で、やはり携帯電話やスマホに慣れているからこそ「オフィスの電話もワイヤレスだったらもっと便利なのに……」と感じてしまうシーンもあるのではないでしょうか。

実は、固定電話のワイヤレス化は案外シンプルにできますので、この機会にやり方を覚えてみませんか?

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固定電話のワイヤレス化とは?

オフィスの電話システムと言えば、各デスクに一つずつ設けられた固定電話を使用するパターンがもっとも一般的ではないでしょうか。 それぞれのデスクにある電話機は、個人の電話機となります。

外部から、もしくは内線で個人への取次があったときには、デスク上の電話機をとって対応することになるでしょう。 しかし従来の方法では、オフィスの電話機能を使うためにPBXと呼ばれる通話関連の主装置をオフィス内に設置する必要がありました。 工事をしてPBXを設置することによってはしめて社内の固定電話が使えるようになり、内線をはじめとしたやりとりができます。

ところが従来のPBXでは、基本的に社内に設置されている固定電話しか扱うことができませんでした。 携帯電話やスマートフォン、その他ワイヤレス電話の設定はできず、必然的に固定電話を使い続けなければいけならないことから、ワイヤレス化するなら「ワイヤレスタイプの固定電話」を用意する必要がありました。

必要な電話機の数が多ければその分入れ替えも面倒で、ワイヤレス化のハードルがあがってしまう要因になっていたのです。

固定電話を簡単にワイヤレス化する方法とは?

オフィス電話をワイヤレス化する方法はさまざまありますが、もっとも簡単なのが携帯電話やスマートフォンをオフィス電話として用いる方法でしょう。 携帯電話やスマートフォンをオフィス電話として使うときには、従来のPBXをクラウドPBXに切り替えましょう。

クラウドPBXとは、先ほど解説したオフィスにおける電話システムの主装置である「PBX」をクラウドサーバー上で管理することです。 通常のPBXのように、オフィスにそれぞれひとつずつ設置し、そのオフィス内のシステムを管理するシステムではありません。

そのため、場所に縛られることなくオフィス電話を使えるというのが大きな特徴です。 携帯電話やスマートフォンをオフィス電話として使えるようになり、プライベート用スマホを設定すれば、端末を用意する必要さえなく簡単にワイヤレス化を叶えられるでしょう。

さらに電話機だけでなく、パソコンとの連動もできるためオフィス内ではパソコンにヘッドセットをつないで電話代わりにすれば、固定電話を用意する必要もなくなります。 インターネット接続が可能な環境ならオフィスに限らずとも、自宅や離れた拠点、海外さえもオフィス内のように電話を利用できるようになります。

固定電話をワイヤレス化するメリット

ワイヤレス化によって得られるメリットのひとつとして、オフィスの内外に関係なく、場所を縛られずに対応できるという点が挙げられます。 固定電話では、「デスクにいなければ発着信ができない」など、利用しようとするとどうしても場所を縛られてしまいます。

しかしクラウドPBXでワイヤレス化すれば、どこにいても同じように発着信ができるようになります。 通話中の移動もでき、通話しながら資料室の資料を確認しにいくというようなこともできます。

オフィス内のどこにいても、さらにオフィスにいなくとも普段通りの連絡ができるとあれば、業務の効率化にもつながるでしょう。 社員への出社をお願いしにくいコロナ禍でも、リモートがはかどりやすくなるはずです。

また、従来の固定電話はどうしても電話線が邪魔になってしまうというデメリットがありました。 オフィスのレイアウトを考えるときにも「電話線が来ているのはここまでだから、デスクはこの辺りにして……」というように計画を立てることになります。

しかしワイヤレス化すれば、線が邪魔になることも配線を意識してレイアウトを考えなければならないこともなくなります。 デスクも広々と使えるようになり、業務効率の向上も期待できるでしょう。

クラウドPBXのメリット

クラウドPBXを活用することによって、これまで必要不可欠と思われていた「オフィスにおける電話の工事」が不要になります。 新しいオフィスを設立するときや、オフィスの引っ越しをするときにも、わざわざ工事業者へ連絡する必要がありません。

休日出勤をして面倒な工事をお願いすることもなくなり、新設や転居時のストレスも軽減できるでしょう。 また、クラウドPBXは手持ちの携帯電話やスマホといつでも連携できます。

オフィス用の電話をわざわざ用意しなくとも、プライベート用のスマホをビジネス用として使えるようになる上、クラウドPBXを通じて発着信する場合、企業の番号を利用できます。

プライベート用の番号を取引先やお客さんに知られることなく、あくまで企業の固定電話感覚で使うことができるのが魅力です。 外出中やテレワーク中でも、わざわざオフィスまで足を運ばなくとも電話対応ができるようになり、電話番のために誰かが常にオフィスにいなければいけないこともなくなります。 全国どこにいてもオフィスの電話を利用できるので、全国に支社や事業所を構えている企業も安心です。

また、クラウドPBXの設定をしておけば、支社や事業所間のやりとりも内線として扱われます。 内線は費用がかかりませんので、大きなコストカットにつながるでしょう。 国内の拠点はもちろん海外でも利用できるので、海外拠点を保有している企業にとって非常に便利なサービスと言えます。

海外拠点とのやりとりも国際電話を使わず、内線としてやりとりできるようになりますので、海外とのやりとりの多い企業にとって利用しない手はないでしょう。

まとめ

オフィス電話と言えば「デスクの上に置かれた固定電話」と自然にイメージする人も多いと思いますが、実はワイヤレス化が非常に簡単です。

配線によって行動範囲が限られてしまうこともなく、業務の効率化につながるはずですから、この機会にクラウドPBXを使ってワイヤレス化を実現してみませんか? クラウドPBXの「Circle」は、オフィスのお悩みを解決に導きます。

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