オフィスの通話料、把握してる？馬鹿にならないランニングコストの話

2021.10.06更新

会社の設備に必要不可欠な電話ですが、コスト問題は企業の負担として大きくのしかかります。よりよい経営のためには、定期的にどのくらいのランニングコストがかかっているのか、具体的に確認するとよいでしょう。

あわせて通話料を削減するためのコツも解説していきますので、コスト問題にお悩みの場合には参考にしてくださいね。

ビジネスを円滑に進める上で、電話はなくてはならない設備です。取引先やお客様とのやりとりはもちろんのこと、社内における社員同士のコミュニケーションにも活用できるため、電話を使わず業務にあたるというのはなかなか難しいでしょう。

一方で、毎月発生するランニングコストは頭を悩ませる問題となります。電話は基本料金のほかに、使用した分だけ通話料がかかります。

例えば、通話料金が3分ごとに10円かかるとした場合、50人の社員が30分ずつ使えば、一日に1万5000円かかります。一ヶ月で考えると、30万円前後にもなります。実際のところ30分で必要なすべての通話を終えるのは難しいでしょうから、現実的にはもっとかかると考えられるでしょう。

一日の業務で通算一時間電話をするのであれば、月々60万円にもなり、ここに基本料金がプラスされます。 毎月のランニングコストとして発生するとなると、ばかにならない金額と言えるのではないでしょうか。 コスト削減を考えている企業にとって、見直すべきポイントです。

通話料が極端に高い企業、またコスト削減を考えている企業は、通話料を削減するために現在の電話の機能やプランについて再確認してみましょう。もし、オーバースペックなプランであるために通話料が高くついているのであれば、最小限のプランにできないか検討してみるとよいでしょう。

電話サービスには法人プランも展開されており、使用状況にあわせて見直すことで料金を安く抑えられる可能性があります。

法人プランでは、別個に回線を契約するよりもリーズナブルに複数回線を使えるようになるでしょう。また、一つの企業でも繁忙期かそれ以外かで電話の使用状況が変わることもめずらしくありません。

コストが気になるのであれば「現在の使用状況に見合ったプランになっているか」を考えてみるのもよいでしょう。とは言え、繁忙期とそれ以外でその都度プランを切り替えるのは簡単ではありません。手間を考えると、プランではなく通話システムそのものを見直すほうがよいでしょう。

クラウドPBXとは、オフィスの通話機能をつかさどる装置である「PBX」をクラウド化したサービスのことです。

Private Branch eXchange、すなわちPBXは、工事の末オフィスに設置することで企業番号にかかってきた電話をすべての社員の手元にある電話機へつなぐための大切な装置です。社内で内線のやりとりができるのも、このPBXが設置されているからです。

そしてクラウドPBXでは、このPBXをクラウド上で管理することによって、インターネットに接続できる環境ならばいつどこでも自由な通話ができます。 オフィス内に設置した電話はもちろん、個人の携帯やスマホ、ヘッドセットを接続したパソコンでもオフィスにかかってきた電話を受けられます。

外回りが多くスマホを常用する職種であれば、スマホへ完全移行しオフィス電話を設置しないという道もあるでしょう。外回りが多くともいつでも連絡がつきやすくなり、自宅でのリモートワークも促進します。

もちろん従来のPBXも設置する必要がありませんので、新たに事務所を構えるときにも忙しい中で工事業者と連絡を取り合い、工事をしてもらう必要がありません。そしてなにより、コストも固定電話やIP電話に比べ安くなる傾向にあります。

クラウドPBXを活用することでカットできるコストに、まず工事費用が挙げられます。 PBXの設置に際した工事はもちろんのこと、新入社員が入ってきたときには全員に電話設備が行き渡るように増設工事をしなければいけません。

回線数の増減や変更のたびに専門業者へ連絡しなければならないとなると、出入りの多い企業ではばかになりません。しかしクラウドPBXであれば前述の通り工事不要な上、ユーザーが増えてもその都度回線や電話機を増やす必要がなくなります。

プライベート用のスマホを利用すれば、端末を用意することもなくなるでしょう。さらにクラウドPBXでは、外出中の社員やほかの営業所にいる社員とのやりとりも「内線」として扱われます。

そのためグループ内の他部署を含むすべての社員とのやりとりを内線化でき、通話料を大幅に節約できます。

たとえ国外の拠点であっても、クラウドPBXを介せば「内線のやりとり」になります。国際電話は特にコストがかさみやすいポイントですから、国外拠点との通話が多ければぜひ利用するべきでしょう。

円滑なビジネスに必要不可欠な電話ですが、コスト面では頭を悩まされることもあるでしょう。

プランを見直すことによって多少変化はありますが、大きくコストカットしたいのならクラウドPBXの導入も検討しましょう。クラウドPBXの「Circle」は、あなたのお悩みを解決へ導きます。

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