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代表番号とは?直通電話との違いと企業のメリット

2021.12.15更新

ビジネスフォンや企業間での電話のやりとりを行うにあたって「代表番号」という言葉を耳にすることも多いのではないでしょうか。

頻繁に耳にするワードでありながら、その内容や定義については曖昧な人もいるかもしれません。 そこで今回は、代表番号にまつわる基本情報をご紹介していきましょう。

代表番号とは?

代表番号とは、企業や組織になんらかの用件があるときにかけるメインの電話番号のことです。

そして、企業が契約しているいくつかの回線をまとめた番号ということもできます。

たとえば「営業課」「人事課」「制作課」といったそれぞれの部署への用件がある場合や、どの課へ問い合わせればいいかわからない場合にも、代表番号にかければ引き継いでくれます。

それに対して「直通番号」と呼ばれる電話番号は、営業課なら営業課にだけつながる番号であり、特定の課へ直接つないでほしいときに利用します。

「企業に問い合わせたいが、どこの課に問い合わせればいいかわからない」「担当者がわからない」というとき、便利な番号となるでしょう。 代表番号へかけた電話は、その後「営業課」「人事課」「制作課」など異なる電話番号を保有する部署へもつなぐことができます。

しかし直通番号だとそこから別の部署への引き継ぎが難しく、ふたたび代表番号へかけなおすなどの手間がかかってしまう可能性があります。

代表電話は、このように同じ企業内のさまざまな電話番号を統括した番号であることから、代表番号へ複数の電話がかかってくることもあるでしょう。

そうしたときにも、複数の電話回線につながっているからこそ同時に複数の電話機で対応ができ、お客様や取引先を待たせることがなくなります。

代表番号がない場合のデメリット

代表番号がないと、企業の電話番号にかかってきた電話をいくつかの電話機で利用することが難しくなります。

そのため、特定のお客様や取引先と電話をしているあいだは、その番号にかけても通話中として処理されます。

企業やお客様からの問い合わせが殺到しているときには、たったひとつの電話回線を複数人で取り合うことになります。

そのため「いつ電話しても通話中になってしまう」「問い合わせたいことがあるのにつながらないので不信感を覚えてしまう」ということにもなりかねないでしょう。

多くの電話に対応するために回線数を増やしたとしても、それぞれ別個の電話番号になるため、取引先やお客様にとってもわかりにくくなります。

ほかの部署が担当の問い合わせがあったときには「◯◯課へもう一度連絡してください。電話番号は〜……」というように、案内し直さなければいけません。 利用する側にとってもわかりにくく、混乱を招いてしまうでしょう。

しかし代表番号があるのなら、代表番号だけを周知させれば問題ありません。 名刺、ホームページ、SNSなどに問い合わせ先を記載するときにも、代表番号がないと複数の電話番号をすべて表記しなければいけません。 しかし代表番号があれば、ひとつの番号を書くだけで済みますから、レイアウトもすっきりするでしょう。

近年ではIP電話の代表番号も増えている

IP電話とは、インターネットを介した電話サービスのことです。 市外局番ではなく「050〜……」からはじまる電話番号であることが特徴です。

一目見てIP電話とわかることから、以前は「050番号はちょっと……」と考える人も少なくありませんでした。 企業で利用する電話番号の場合は特に、携帯電話番号やIP電話番号では「あまり信用ができない」と考えられてしまうことがあったのです。

しかし近年では、以前に比べて050からはじまる電話番号の認知度が高くなってきていることから、企業でもIP電話を使うケースが増えています。

大きな企業や国の機関でも使われるようになることで、ますます広がっていきました。 そしてIP電話番号を企業の代表番号として設定するケースが少なくありません。

というのもIP電話のメリットとして、コストがかからないことが挙げられます。 非常に低予算で電話番号を取得できるだけでなく、場合によっては無料で電話番号を獲得することも可能です。 通話料金についても比較的リーズナブルな傾向にあり、ランニングコストを抑えたいときにも活躍してくれるでしょう。

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代表番号にクラウドPBXを活用しよう

代表番号を活用したいときには、クラウドPBXの利用を検討してみましょう。 クラウドPBXとは、ビジネスフォンの主装置であるPBXをオフィスに設置するのではなく、インターネット回線を通じて通話機能を叶えるサービスのことです。

従来のビジネスフォンのように、電話回線工事や設置工事が不要で、手軽かつリーズナブルに電話機能を実現します。

スマホやパソコン、タブレットを電話として使うことができるため、固定電話機も用意する必要がありません。 保留や内線、転送といった機能の活用はもちろんのこと、複数同時通話もできます。

さらに発信者番号についてもスムーズに切替できますので、代表番号を利用するときにも非常に役立つでしょう。

まとめ

代表番号は、さまざまな部署や担当者のいる企業でスムーズにお客様や取引先とつなぐために必要不可欠な電話番号です。

これまで代表番号を利用していなかった企業も、この機会に導入を検討してみるといいかもしれません。 クラウドPBXのCircleは、代表番号を賢く使う上で便利なサービスをさまざま利用できますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

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